Introdução
O processo de contratação segue por várias fases, desde avaliar a oportunidade de fornecedores no mercado, montar um vendor list, fechar contrato e acompanhar o ciclo de vida, e durante este processo temos vários riscos e oportunidades nesta construção, onde é de suma importância ter um processo E2E bem estruturado, e alinhar em cada etapa papéis e responsabilidades é fundamental para que todo o processo seja realizado próximo do que foi planejado,
A ideia é explorar todas as fases essenciais, onde cada uma possui suas particularidades e demanda a aplicação de estratégias e boas práticas específicas, e compreender e dominar cada uma dessas fases é essencial para o estabelecimento de relações contratuais sólidas, alcance dos objetivos, além de estabelecer parcerias estratégicas para o negócio, criando relacionamento com seus fornecedores de forma sustentável.
FASE 1: Pré-contratação
Durante esta fase, ocorrem os preparativos iniciais para a contratação – realização do planejamento, alinhamento das estratégias, vendor list, etc.
Riscos: Os riscos nessa fase incluem a falta de clareza nos requisitos do projeto, o que pode levar à seleção inadequada de fornecedores ou a definição de critérios de avaliação insuficientes. Também pode haver riscos de falta de concorrência adequada ou de falta de transparência no processo de seleção;
Oportunidades: Essa fase oferece a oportunidade de identificar fornecedores qualificados, estabelecer requisitos claros e específicos e definir critérios de avaliação sólidos. Também é uma oportunidade para buscar inovação e soluções criativas no mercado.
FASE 2: Contratação
Nesta etapa, é realizada o vendor list dos fornecedores, respostas de RFI, RFP, etc, e contratado com base nas informações e critérios estabelecidos na pré-contratação.
Riscos: Os riscos nessa fase incluem a celebração de contratos com cláusulas ambíguas ou contraditórias, o que pode levar a disputas futuras. Também pode haver riscos de seleção de fornecedores não confiáveis ou não qualificados. Riscos relacionados à conformidade legal e à falta de equilíbrio contratual também são relevantes;
Oportunidades: Essa fase oferece a oportunidade de estabelecer um relacionamento sólido com os fornecedores, negociar termos e condições favoráveis e obter contratos bem estruturados que garantam a conformidade e a qualidade dos produtos ou serviços contratados.
FASE 3: Pré-execução
Após a contratação, ocorre a fase de preparação para a execução do contrato. Isso pode incluir a elaboração de planos de trabalho detalhados, a definição de prazos, a alocação de recursos necessários e a comunicação efetiva entre as partes contratantes. Também é importante estabelecer mecanismos de monitoramento e controle para garantir que o contrato seja executado de acordo com as expectativas e especificações acordadas.
Riscos: Os riscos nessa fase incluem a falta de comunicação adequada entre as partes contratantes, resultando em desalinhamento de expectativas. Também pode haver riscos de atrasos na mobilização de recursos necessários ou falta de planejamento detalhado. Riscos relacionados à falta de capacidade de monitoramento e controle também são relevantes;
Oportunidades: Essa fase oferece a oportunidade de estabelecer uma base sólida para a execução do contrato, definindo claramente os prazos, responsabilidades e marcos intermediários. É uma oportunidade para alinhar as expectativas e assegurar uma execução tranquila e eficiente do contrato.
FASE 4: Execução
Nesta fase, o contrato é colocado em prática. As atividades acordadas são executadas de acordo com o plano estabelecido. Isso pode envolver a entrega de produtos ou serviços, o cumprimento de marcos intermediários, a realização de pagamentos conforme estipulado e a resolução de problemas ou mudanças que possam surgir durante a execução. A comunicação regular entre as partes contratantes é fundamental para o sucesso dessa fase.
Riscos: Os riscos nessa fase incluem a falta de qualidade ou conformidade dos produtos ou serviços entregues, atrasos na entrega, problemas de comunicação e falta de solução efetiva de problemas. Riscos relacionados à gestão de mudanças ou imprevistos também são relevantes;
Oportunidades: Essa fase oferece a oportunidade de fortalecer a parceria com os fornecedores, monitorar o desempenho de acordo com os critérios estabelecidos e resolver problemas de forma proativa. Também é uma oportunidade para identificar e aproveitar oportunidades de melhoria contínua durante a execução do contrato.
FASE 5: Encerramento
Ao final da execução do contrato, ocorre a fase de encerramento. Isso envolve a revisão do trabalho realizado, a verificação da conformidade com os requisitos contratuais, a solução de quaisquer pendências ou reclamações e o encerramento administrativo do contrato. Pode incluir a elaboração de relatórios finais, a emissão de certificados de conclusão e a liberação de garantias ou retenções. É importante avaliar os resultados alcançados e identificar lições aprendidas para melhorar futuras contratações.
Riscos: Os riscos nessa fase incluem disputas finais sobre conformidade ou pagamento, falta de documentação adequada ou de avaliação final dos resultados alcançados. Também pode haver riscos relacionados à liberação de garantias sem a conclusão adequada do contrato;
Oportunidades: Essa fase oferece a oportunidade de avaliar o desempenho geral do contrato, documentar lições aprendidas e fornecer feedback construtivo aos fornecedores. Também é uma oportunidade para encerrar a relação contratual de forma amigável e abrir espaço para futuras oportunidades de negócio.
Considerações Finais
Em uma de suas entrevista, Oliver Hart - prémio Nobel de Economia – Teoria dos Contratos informa que ”A maximização dos lucros nem sempre é o que os acionistas de uma companhia mais desejam. As companhias devem levar em conta as preocupações sociais de seus donos quando uma decisão puder provocar prejuízos sociais ou ambientais” então considerando este ponto, quanto maior a fase de planejamento e detalhamento e após firmado o contrato realizar uma gestão do contrato de forma efetiva, menor serão os riscos associados.
Com isso, a Gestão de Contratos cada vez mais, vem se tornando um pilar estratégico para as empresas e a gestão eficaz em todas as suas fases é fundamental para o sucesso de um contrato, pois envolve a fase de preparação para a definição clara dos requisitos no memorial descritivo da compra de serviços ou compra de peças, a seleção criteriosa de fornecedores, a negociação de termos contratuais favoráveis e o estabelecimento de planos de trabalho detalhados, e durante a execução, é necessário gerir para que sejam realizados o que está no escopo, realizando alinhamentos, resolvendo problemas, mantendo uma comunicação efetiva, e na reta final, é importante revisar o trabalho realizado, solucionar pendências e avaliar os resultados, tudo isso para garantir que tudo seja realizado conforme acordado.
Texto escrito por José Herculano Santos | 24/06/2023.
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