Antes de embarcar em qualquer processo de compra ou contratação de serviços, é essencial entender claramente quais são suas necessidades atuais. Este primeiro passo é crucial para garantir que você esteja investindo tempo e recursos na direção certa.
1 - IDENTIFIQUE ATUAL SUA NECESSIDADE
Para começar, analise cuidadosamente qual serviço você precisa ou quais materiais são necessários. Seja específico ao descrever as características essenciais do produto ou serviço desejado.
Exemplo: Se você estiver procurando por serviços de construção, identifique se precisa de uma empresa para construir uma casa do zero, fazer reformas em uma propriedade existente ou apenas realizar reparos específicos.
2 - ELABORE OS TERMOS QUE VOCÊ NÃO ABRE MÃO
Defina termos e condições cruciais - é importante estabelecer claramente os termos e condições que são fundamentais para você. Isso inclui aspectos como prazos de entrega, qualidade do produto ou serviço, formas de pagamento e garantias oferecidas.
Exemplo: Se estiver contratando uma empresa de TI para desenvolver um software, você pode definir como termo inegociável que o produto final seja entregue dentro de um prazo específico e que atenda a todos os requisitos de segurança.
3 - FAÇA UM ALINHAMENTO COM SEU DEPARTAMENTO JURÍDICO
Alinhe com o departamento Jurídico antes de avançar para a etapa de negociação, é crucial revisar os termos propostos em conjunto com o departamento jurídico da empresa, pois isso garante que o contrato seja legalmente sólido e proteja os interesses da sua organização.
Exemplo: Após elaborar os termos do contrato, envie-os para o departamento jurídico para uma revisão completa. Eles podem sugerir alterações ou adições que ajudem a mitigar riscos legais.
4 - DEIXE O TIME DE COMPRA FAZER A MELHOR NEGOCIAÇÃO
Embora seja importante manter seus termos essenciais, esteja aberto a negociar outros aspectos do contrato, o objetivo é alcançar um acordo que seja vantajoso para ambas as partes, resultando em um relacionamento de negócios sustentável.
Exemplo: Se você está comprando materiais de construção, pode ser flexível em relação ao prazo de pagamento ou às condições de entrega, desde que isso não comprometa a qualidade dos produtos.
5 - ASSINE O CONTRATO E INICIE O SERVIÇO OU COMPRA
Após a assinatura do contrato, é hora de oficializar o compromisso e iniciar o serviço ou a compra do material. Realize uma reunião de kick-off para alinhar expectativas e procedimentos e durante esse período inicial, faça medições necessárias para avaliar a qualidade do serviço ou produto entregue.
Exemplo: Se você contratou uma empresa de consultoria, organize uma reunião de kick-off para apresentar a equipe e discutir os objetivos do projeto. Durante esse encontro, também estabeleça métricas de desempenho para acompanhar o progresso ao longo do tempo.
Ao seguir esses passos, você estará garantindo uma abordagem estruturada e eficaz para atender às suas necessidades empresariais, enquanto estabelece relacionamentos de negócios sólidos e mutuamente benéficos.
Texto escrito por José Herculano Santos Filho
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