BASELINE: uma eficiente ferramenta p/. aumentar a reputação e visibilidade de Suprimentos na empresa



É muito comum que os diferentes stakeholders nas empresas não entendam a complexidade da área de Suprimentos. Consequentemente, não reconhecem sua importância na organização, como área geradora de valor e oportunidades. Você sente isso em seu dia-a-dia?


Um dos grandes questionamentos da área é a falta de entendimento da complexidade de atuação e reconhecimento, por parte dos principais clientes internos, sobre os resultados que são gerados para a organização, através das suas atividades. É normal encontrar queixas sobre este ponto. Isso acontece porque, na maioria das vezes, Suprimentos não consegue medir e apresentar os ganhos gerados ao negócio, de forma clara, permitindo que as áreas-clientes entendam isso, segundo suas próprias métricas.


Para mudar esse cenário, Suprimentos precisa elaborar e definir um padrão de métrica dos resultados, o chamado Baseline, ou seja, ter o entendimento do histórico de gastos que serve para demonstrar os benefícios da sua atuação, frente à organização.


A construção de um Baseline eficaz exige método, critério e transparência. Ele traduz a realidade de gastos de uma determinada categoria. Dessa forma, permite avaliar os resultados de seus processos, mudando a percepção da organização quanto ao valor gerado pela área, nas concorrências, negociações, contratações e novos acordos.


Baseline de uma categoria é o valor-referência, ponto de partida para análises comparativas entre gastos atuais e futuros, nos processos de compras. É o histórico de gastos caracterizados, considerando cinco grupos de variáveis:

  • as especificações do que está sendo adquirido,

  • os volumes (quantidades) que foram comprados, por material, por fornecedor e por localidade,

  • quais preços unitários estão sendo praticados, a composição dos preços pagos considerando o frete embutido, o custo financeiro relativo aos prazos de pagamento, possível variação cambial, e outros custos inerentes à formação de preço do mercado fornecedor,

  • a avaliação dos processos envolvidos na aquisição e utilização do que está sendo avaliado, que geram gastos internos à organização (TCO - Total Cost of Ownership), que deve ser somado aos gastos com os fornecedores,

  • e as barreiras internas e externas, entendendo os riscos e as limitações atuais.

Dominar este método é meio caminho andado para o reconhecimento e credibilidade da área de toda a companhia.

  • Alguns desafios devem ser vencidos. Primeiro, obter informação estruturada no ERP ou em outras ferramentas específicas de compras. Muitas informações estão com o cliente interno, ou nas áreas de Suporte, e será preciso convencê-los da necessidade de compartilhá-las.


Ter disponibilidade de tempo por parte dos profissionais de Suprimentos para a realização deste estudo é outro grande desafio. Nossa experiência mostra que a elaboração de um Baseline (na primeira vez) pode demandar um trabalho médio de 2 a 8 semanas de estudos e estruturação, dependendo da complexidade e profundidade das análises que serão realizadas.


Posso citar um exemplo de Baseline de Serviços de Limpeza que estruturamos em uma grande instituição de saúde. Ele foi construído a quatro mãos, com a área de Suprimentos e o cliente-interno Facilities. Ao final de 12 semanas, a empresa teve uma visão clara e estruturada sobre o ponto de partida para as futuras concorrências, comparação entre modelos de fornecimento, como o make or buy, minimizando dúvidas e aumentando a credibilidade do processo de tomada de decisão e dos resultados a serem obtidos.


Portanto, um Baseline estruturado traz muitos benefícios para a área de Suprimentos e para toda a organização: inteligência sobre aquilo que está sendo adquirido, munindo o profissional e equipe de conhecimento e argumentação. A acuracidade na aferição dos resultados e relatórios confiáveis são uma decorrência natural do processo, colocando Suprimentos em patamar estratégico dentro da empresa.


Acredite, você não está sozinho nisso! Grande parte das organizações passa por esta realidade, e, como ficou claro, a iniciativa traz grandes benefícios para um modelo de maturidade maior de Suprimentos.


Escrito por Cilene Bim (originalmente publicado no LinkedIn, em 16/06/2020)