Muitas vezes avaliado como preciosismo ou centralização de informações, o envolvimento tardio da área de compras em um processo pode trazer resultados desfavoráveis que se perpetuam enquanto o relacionamento com o fornecedor durar.
Em tempos de racionalização de recursos e demandas cada vez mais urgentes aliadas a prazos cada vez mais curtos, sucumbir à tentação de ignorar o processo correto de aquisição é um dos diferenciais de um líder com pensamento estratégico. Desviar-se do processo de compras embora possa significar uma maior eficiência, certamente impactará na eficácia do resultado, além de outros efeitos indesejados como a perda do “poder” de negociação da área de compras, a falta de documentos e comprovantes em caso de auditoria e os questionamentos sobre as vantagens competitivas advindas da escolha de determinado fornecedor - que invariavelmente culmina na área de compras.
O envolvimento tardio da área de compras em um processo de aquisição muitas vezes é um ato culposo, uma vez que o requisitante não possui a intenção de burlar os procedimentos - e alguns ainda acreditam estar auxiliando a organização, excedendo suas atribuições ao efetuar um processo de compra sem solicitar o devido auxílio.
Assim como o backdoor selling, o envolvimento tardio da área de compras é um problema processual e sistêmico da empresa e não da área de compras. Entretanto, é sua responsabilidade identificar e tratá-lo. É necessário que o líder da área requisitante entenda as consequências do desvio do processo de compras, conhecimento este que pode ser obtido através de treinamento e comunicação, que devem ser considerados prioridades da área de Compras. Em relação ao sistema, em caso de uma grande organização com um sistema estruturado de ERP é necessário que o líder da área de compras sinalize a necessidade de revisar a lista de usuários que possuem acesso às transações de compras, bem como criar matrizes de aprovação de acordo com o valor da operação e garantir que um representante de compras esteja na lista de aprovadores.
Algumas empresas já estão adotando a separação de processos de compras em alto, médio ou baixo envolvimento. Se o processo (ou projeto) for considerado de alta ou média
complexidade, é necessária a liderança de um profissional de compras. Se o processo for considerado de baixa complexidade, os próprios requisitantes estão autorizados a executar a aquisição seguindo diretrizes previamente estabelecidas.
Essas diretrizes devem ser esclarecidas e amplamente divulgadas pela área de compras. Deve-se também diferenciar o método utilizado para o compartilhamento desse conteúdo, de forma a abranger o máximo de público possível - enquanto algumas pessoas preferem ler um comunicado e estudar um arquivo em seu próprio tempo, outras precisam do componente formal do treinamento com um instrutor para se sentir seguros e aptos a executar a atividade. Outra preocupação deve ser com o conteúdo em si. É preciso que ele seja claro e objetivo e que seja possível entendê-lo mesmo que o requisitante nunca tenha tido contato nenhum com compras ou fornecedores.
Vale ressaltar que a categorização dos processos de compras de acordo com a sua complexidade e o empoderamento dos requisitantes, quando bem executados,pode trazer imensas vantagens para a empresa, e principalmente um alívio para aqueles que lidam com as atividades táticas da área de compras, que podem desviar sua atenção do atendimento às numerosas requisições de baixo valor monetário e focar em atividades que agreguem valor à empresa e ao desenvolvimento de sua própria carreira, gerando assim um colaborador mais motivado e um circulo vicioso entre objetivos, motivação e resultados.
Escrito por Flávia Paiva | 12/11/2020