Backdoor selling é uma daquelas expressões em Inglês que infelizmente não possuem uma tradução literal mas que certamente todos nós, profissionais da área de compras já ouvimos falar e sentimos seus impactos.
Digamos que você comprador, esteja gerenciando um processo de licitação, o famoso “bid” e com a melhor das intenções você acaba colocando o seu cliente interno em contato com o seu fornecedor. Para muitos isso pode ser considerado um processo de extremo risco, entretanto se o contato for bem feito e se os limites forem bem estabelecidos, as vantagens são gigantescas - especialmente se o produto ou serviço for bastante técnico.
Eu costumo classificar os profissionais de compras em 2 formas: os “compradores excel” e os “compradores telefone”: Os “compradores excel” são aqueles extremamente detalhistas, que sabem de cor as fórmulas de reajuste de preços e o Cost Breakdown dos fornecedores. São aqueles que quando recebem um desenho técnico, o debulham ao extremo até que encontrem o parâmetro que servirá para definir quais fornecedores devem ser convidados a participar do processo de licitação. São normalmente aqueles profissionais de compras capazes de responder imediatamente a um questionamento técnico do fornecedor sem a necessidade de retornar para verificar com a área requisitante ou cliente interno - são também aqueles que trabalham com extrema diligência antes de iniciar os contatos com qualquer fornecedor. Já os “compradores telefone” são aqueles que possuem uma veia de comunicação mais apurada e que assim que recebem um desenho técnico, querem imediatamente ligar para o fornecedor com o qual tem o melhor relacionamento e começar a discutir o processo. São os compradores que acreditam no processo de construção de conhecimento via troca de ideias.
É importante ressaltar que não acredito que haja um tipo de comprador mais eficaz uma vez que podemos ser uma mistura dos dois grupos e o resultado de ambos é o mesmo: Excelência no atendimento a uma demanda interna. O que difere os dois tipos de comprador é apenas a forma como eles alcançam o resultado.
Pois bem, eu sempre fui uma “compradora telefone”. Eu acredito piamente nos resultados e no poder de um bom relacionamento com o fornecedor e devo confessar que sempre que uma análise bem detalhada me é demandada, começo a procrastinar. Isto posto, em diversos momentos da minha carreira, eu estabeleci uma comunicação “a três” (eu, cliente interno e fornecedor) e isso foi muito útil! Sempre que eu recebia por exemplo, um questionamento do fornecedor sobre a tolerância do diâmetro interno de um item, eu não precisava enviar a questão para a área de Engenharia, esperar alguns dias até que eles retornassem e eu então pudesse responder para o fornecedor. Seguindo o processo que desenvolvemos, o fornecedor enviava seu questionamento direto para a área de Engenharia via e-mail, me mantinha em cópia e sempre que uma informação técnica adicional era publicada, eu enviava para todos os fornecedores participantes do processo de concorrência.
Isso funcionava muito bem! Até que fornecedores e clientes internos começaram a se sentir muito “à vontade” um com o outro. E aí o problema de “backdoor selling” começou.
A expressão mais próxima em Português para “backdoor selling” (e também a mais literal) é “venda pela porta dos fundos”, ou seja, um fornecedor que tenta acessar a empresa sem passar pelo processo formal ou obtendo vantagens informalmente. E o principal problema é que os questionamentos que levam a essas vantagens, estão muitas vezes disfarçados de “bate-papo” ou apresentam-se de forma inocente.
Veja abaixo, uma lista de questionamentos que podem entregar vantagens competitivas para um (ou mais) fornecedores participantes do processo de concorrência:
Como está a empresa? (Em referência à situação econômica)
Qual é o custo objetivo deste produto/serviço?
Qual é o prazo final para submissão das propostas?
Quais são os volumes de aquisição? (Em caso de produto)
Quem são os outros fornecedores que vocês estão considerando?
Qual é o problema com o seu atual fornecedor? (Em caso de produto existente)
Quem vai tomar a decisão pela escolha do fornecedor?
Nosso preço está compatível com os preços dos demais concorrentes?
Eu posso conhecer a sua planta produtiva? (Em caso de produto)
Estes são apenas alguns exemplos, dentre dezenas de outros. Certamente discutiremos em uma próxima oportunidade quais informações os fornecedores podem obter com estas perguntas, além de como orientar o cliente interno a respondê-las, entretanto meu objetivo hoje é alertar que isso pode estar acontecendo na sua empresa, disfarçado de um ótimo relacionamento com o fornecedor.
É importante entender que o “backdoor selling” não é um problema de Compras. É um problema da empresa e a melhor forma de evitá-lo é através de informação e treinamento. Eventualmente, mesmo que você seja restritivo e evite a qualquer custo que o fornecedor tenha contato com o seu cliente interno, as mídias sociais (por exemplo LinkedIn), as conferências e as organizações profissionais facilitam essa comunicação ou seja, é apenas uma questão de tempo. Através de uma comunicação clara, objetiva e treinamentos é possível ajudar os clientes internos a identificar quais são os fornecedores que estão tentando obter vantagens competitivas informalmente e atuar, gerenciando o relacionamento com estes fornecedores de modo que eles possam ser orientados e corrijam estas atitudes ou os excluindo de sua base de fornecedores.
Você já parou para observar qual é o tipo de relacionamento existente entre os seus fornecedores e os seus clientes internos? Em caso negativo, fica aqui uma dica: Você certamente obterá informações valiosíssimas sobre ambos fornecedores e clientes internos com este exercício de observação!
Em breve, volto para discutir as informações que o fornecedor pode obter através das “inocentes” perguntas citadas anteriormente. Não perca!
Escrito por Flávia Paiva