VIDA DE COMPRADOR HEM... "Preciso mudar esse escopo novamente!" Todo processo de compras ou contratação precisa de orientação e planejamento. Todo o conteúdo referente aquele processo aparece no que chamamos de escopo. Ali, além da descrição completa do que realmente o requisitante precisa, podem aparecer outras informações como: Sugestões de fornecedores, itens intercambiáveis ou similares, pré-requisitos técnicos, local de entrega, responsável pela demanda e recebimento, data da necessidade e quantidade mínima necessária. Resumindo: O escopo de um processo, vai envolver a estruturação do projeto com as ideias que serão estudadas, avaliadas e executadas. Afinal de contas, existe o escopo para uma necessidade real e o escopo para um estudo de mercado. As mudanças de escopo durante os processos são previstas. Mas mudar 5 vezes na mesma semana? Tem alguma falha grave aí nesse planejamento, no gerenciamento, ou, no fundo você nem sabe o que precisa. Toda vez que existe uma alteração de um escopo, o processo de compras volta praticamente a estaca zero. Quero que você grave essa informação, pois, as vezes o que levaria 5 dias, agora vai levar 10 e vai impactar no seu planejamento e no projeto. São nessas infinitas alterações que surgem as "demandas urgentes". A cada alteração de escopo, uma nova análise de demanda, um novo estudo de mercado, uma nova solicitação de proposta, uma nova negociação comercial e novos riscos. Por isso, antes de desenhar seu escopo pense: “quais os requisitos básicos e indispensáveis nesse processo?”, “quais entregas e quando elas precisam ser feitas?”, “quais os critérios de avaliação?”, “qual meu budget disponível para esse projeto?. O desenho correto de um escopo (podendo sim ter pequenas mudanças), vai possibilitar: - Alinhamento de expectativas das áreas; - Redução de retrabalho; - Clareza do investimento; - Consolidação de informações e conhecimentos. Pode alterar o escopo? Pode! Mas lembre-se que o processo todo vai mudar também. Sem pressão, por favor!
Jean Durval é Engenheiro de Produção, Pós Graduado em Gerenciamento de Projetos e Cidades Inteligentes e Sustentável, Certificado em Diversidade e Inclusão nas Organizações e estudante de Psicologia, é profissional com mais de 13 anos de carreira, desenvolvida nas Áreas de Supply Chain & Procurement e Linkedin Creator.
Texto escrito por Jean Durval | 16/05/2023, com página no instagram @jeandurval/ é conteudista do Café com Comprador e Café com Humor.
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