Seja qual for o segmento de atuação da sua organização, certamente, está nesse momento de incertezas, buscando alternativas de redução de custos, por uma razão ou outra. Isso é fato! É, justamente, nesses momentos de crise, que as áreas de suprimentos devem tomar a iniciativa e mostrar seu valor e importância na geração de resultados dentro das organizações. O quão importante pode se tornar quando "reconhecida" como área geradora de resultados e, não como área geradora de custos ou despesas.
Muitas questões e desafios estratégicos surgem nestes momentos na busca por resultados, economias, etc. Porém, se não forem bem encaminhados, ficam sem respostas e, consequentemente, sem o aproveitamento das possíveis oportunidades. Questões assim:
Como identificar e como priorizar as oportunidades tendo em vista os gastos da organização?
Como definir o que deve ser tratado de forma estratégica ou não?
Que métodos utilizar para alcançar os objetivos de redução de custos?
Como obter o máximo de resultado no menor tempo possível, impactando a lucratividade da Organização?
Como capturar e sustentar as economias ao longo do tempo?
Como criar um plano estratégico de impacto para os acionistas?
Como mostrar que a área de suprimentos pode gerar resultados impactantes, de longo prazo e de forma sustentável?
Estas e outras dúvidas podem ser respondidas através de um Spend Analysis, que nada mais é do que uma análise estratégica de todos os gastos de uma organização. E através desta análise que chegaremos a um Planejamento Estratégico de Suprimentos.
Aqui, uma pequena introdução de como realizar um Spend Analysis. Vale lembrar que esta abordagem se aplica a qualquer tipo de organização, seja ela industrial, comercial ou de serviços.
Primeiramente, é preciso entender que todos os gastos de uma organização, são passíveis da ação de compras, ou seja, podem sofrer alguma ação de negociação para serem contratados. Aqui, sempre encontramos alguns paradigmas em relação ao esse conceito.
Mesmo que estes gastos não estejam sob a responsabilidade de suprimentos, devem fazer parte do Spend Analysis, como por exemplo, em muitas empresas, os gastos com marketing, escritórios de advocacia, consultorias, logística, entre outros, estão sob a gestão de seus usuários e não na gestão de suprimentos.
As exceções de gastos, que não podem ser "negociados", são:
Folha de pagamento (salários);
Impostos;
Taxas;
Associações;
Sindicatos;
Mão de obra terceirizada (PJ), etc.
Todos os outros gastos, que não estiverem nos grupos (categorias) acima, deverão fazer parte do Spend Analysis.
O principal objetivo do Spend Analysis, é encontrar oportunidades de redução de custos, priorizando as ações para uma abordagem estratégica de compras na captura de economias, como a metodologia de Strategic Sourcing.
Para o Spend Analysis, será necessário identificar as linhas de gastos de toda a Organização, classificando-os por categorias de gastos, avaliando o mercado fornecedor, os tipos de relacionamento entre organização e fornecedores, entendendo o poder de barganha, assim como o mapeamento dos respectivos processos de aquisição, priorizando categorias / subcategorias e, com essa análise, identificar as principais oportunidades de redução de custos, melhorias de processos, etc. Esta análise dará uma visão estratégica de como cada categoria deverá ser abordada, bem como irá possibilitar / projetar os possíveis resultados que poderão ser gerados com a abordagem estratégica (Metodologia de Strategic Sourcing).
Esta análise será uma fotografia de um determinado período que poderá ser alterada ou atualizada a qualquer momento, ao longo do tempo.
Ao final de um Spend Analysis , será possível ter um plano de trabalho, onde serão apresentados os seguintes produtos:
Mapa de Categorização
Mapa de Perfil de Oportunidades
Matriz Estratégica de Fornecimento (Kraljic)
Mapa de Priorização para Abordagem Estratégica
Plano Estratégico
Esta ação é um primeiro passo para elevar a área de suprimentos de um nível estritamente operacional e transacional para uma posição estratégica.
Obrigada!
Escrito por Cilene Bim (originalmente publicado no LinkedIn, em 16/07/2015)