O setor de compras de uma empresa não se resume apenas à uma equipe dentro da organização responsável por adquirir materiais, esse departamento envolve diversos fatores, desde parcerias estratégicas até gestão de processos que envolvem todas as outras áreas de uma empresa.
Uma das funções mais importantes de uma organização é como os bens e serviços são adquiridos, a que custo, como eles são administrados, orçados e processados.
Dessa forma, empresas em todas as indústrias dependem das habilidades do setor de compras em cada uma dessas etapas para garantir que estes itens necessários sejam adquiridos com o melhor custo possível.
Do que se trata o Setor de Compras?
O setor de compras é responsável pela supervisão de todos os processos envolvidos na aquisição dos produtos, materiais, bens e serviços necessários para operações comerciais eficientes.
Dependendo do negócio e da indústria, os termos "sourcing", "compras" e "aquisição" podem ser usados indistintamente para descrever a função de aquisição de suprimentos e gerenciamento do processo.
Nesse contexto, o sourcing é considerado mais estratégico, e as compras, ou aquisições, são usadas para se referir à função operacional em si.
Sem o mesmo, seria impossível para a maioria das operações comerciais funcionar.
O setor de compras garante que todos os itens e serviços sejam adquiridos adequadamente para que os projetos e processos possam prosseguir com eficiência e sucesso.
Ele pode ser responsável por negociações lucrativas e contratos com fornecedores, liderar novos processos inovadores e até desempenhar um papel importante na atualização de metodologias e acordos.
Como o Setor de Compras atua?
De modo geral, um setor de compras estabelece as políticas e procedimentos de aquisição da empresa.
As regras que eles estabelecem definem limites de gastos e fornecem uma lista de fornecedores autorizados dos quais o pessoal deve comprar itens como materiais necessários nos processos de produção.
Da mesma forma, os setores de compras ajudam a manter as organizações financeiramente saudáveis.
Eles adquirem bens e serviços projetados para atender às necessidades operacionais enquanto garantem o melhor valor possível.
O setor de compras atende aos pedidos da empresa adquirindo os bens e serviços de que eles necessitam em tempo hábil, ao mesmo tempo em que mantém a saúde financeira da mesma.
Como tal, os profissionais nessa área devem compreender as complexidades da operação que suportam, bem como os mercados que fornecem os bens ou serviços necessários para atingir seus objetivos.
Funções do Setor de Compras
Cada organização tem suas necessidades específicas quando se trata de fornecimento e aquisição de equipamentos, matérias primas e serviços.
Essas necessidades definem o processo de compra e como seu setor funciona.
Com base nestas necessidades, uma organização define as responsabilidades do setor de compras e racionaliza seus planos de aquisição para se proteger contra os obstáculos previstos.
Aqui, abordamos alguns dos deveres e funções do setor de compras em uma empresa.
1. Adquirir mercadorias pelo melhor preço possível
Os setores de compras têm o dever de avaliar continuamente os materiais com base na qualidade e, o que é mais importante, no preço.
Para maximizar a rentabilidade, as organizações precisam adquirir mercadorias de forma eficiente.
Isso envolve muitos fatores, tais como negociação com os fornecedores assim como a consideração por fatores externos de entrega, recebimento ou produção dos materiais desejados.
A negociação é um campo complexo que requer fortes habilidades estratégicas, pesquisa prévia e táticas corretas para se conseguir alcançar um meio termo vantajoso de forma eficaz.
2. Cumprimento dos protocolos da indústria
Além de sustentar as operações, todos os bens e serviços adquiridos pelo departamento de compras também devem estar de acordo com os padrões do setor e com as políticas da empresa.
Os fornecedores devem garantir que as matérias-primas sejam de boa qualidade antes de entregar grandes pedidos.
O departamento de compras também deve estabelecer uma política de compras específica que verifique a conformidade de qualidade em todos os níveis da compra.
Mas, antes de estabelecer qualquer política ou procedimento de compra, uma organização deve criar uma equipe forte de profissionais especializados no gerenciamento da cadeia de suprimentos.
3. Seleção de fornecedores
Seja local ou internacional, a escolha certa de um fornecedor é essencial para garantir que os processos de produção aconteçam da maneira adequada e da forma mais rentável possível.
Existem várias maneiras de fazer essa seleção, tais como um uso de plataformas de compras, mas independente do método escolhido essa etapa é sempre gerida pelo setor de compras.
Da mesma forma, a gestão do relacionamento com os fornecedores escolhidos também fica a cargo dos profissionais nessa área.
Ter um relacionamento positivo com seus fornecedores o colocará em boas condições com o setor, melhora as atividades futuras de aquisição e poderá permitir que você fabrique produtos mais rapidamente e os traga ao mercado antes da concorrência.
Por que ter um Setor de Compras dedicado?
Embora o processo de compras seja uma tarefa importante e complexa, nem todas as organizações têm uma equipe dedicada.
Organizações menores geralmente colocam a equipe de finanças no controle da função de aquisição, enquanto as empresas maiores com exigências mais complexas podem empregar uma equipe de compras dedicada para trabalhar ao lado do financeiro.
Entretanto, uma equipe qualificada no setor de compras pode trazer imensas vantagens, dentre elas podemos citar:
● Gerenciamento de risco
● Economia de custos
● Compreensão da conformidade
● Gestão de contratos
● Monitoramento do desempenho
Com profissionais qualificados, a existência de um setor de compras permite que todas as partes envolvidas no processo de compra e produção cheguem a termos que as beneficiem.
A diferença da tecnologia
Para muitas empresas, especialmente as maiores, o processo de aquisição não é uma dor de cabeça pequena.
Os processos podem facilmente ser mais longos do que o desejado e, às vezes, resultam em gastos superiores ao orçamento.
Na maioria dos casos, os profissionais no setor de compras tem que lidar com inúmeros desafios de eficiência devido a processos ineficientes
Então, qual é a solução? Os chamados sistemas de compra implementam sensores automáticos e dashboards especialmente planejados para resolver todos os problemas enfrentados pelo setor de compras.
A automação e as tecnologias "inteligentes" têm estado na vanguarda da redução de tarefas repetitivas para que os profissionais possam se concentrar em aspectos mais importantes do negócio.
Texto escrito e cedido ao Blog do Café com Comprador pela equipe gobuyer em 25/04/2022
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