Os indicadores de desempenho (KPIs) de compras ajudam as organizações a avaliar a eficácia e a eficiência de seus processos de compras.
E neste artigo eu trago alguns dos principais KPIs de compras e métodos comuns para medí-los:
📈 TCO
O Custo Total de Propriedade (TCO) em Compras é uma metodologia estratégica que envolve a avaliação sistemática e quantificação de todos os custos associados à aquisição, uso e disposição de produtos ou serviços ao longo de seu ciclo de vida completo. O TCO vai além do simples preço de compra inicial e incorpora os custos diretos e indiretos que podem surgir durante a vida útil do produto ou serviço. O objetivo é fornecer uma visão holística dos custos envolvidos e permitir uma tomada de decisão mais informada.
O TCO é especialmente utilizado em situações em que a decisão de compra envolve produtos ou serviços de longa duração, altos investimentos ou custos operacionais significativos. Ele é empregado em ambientes corporativos e institucionais para otimizar a gestão de suprimentos e compras. O TCO é particularmente útil em cenários onde a qualidade, confiabilidade e desempenho ao longo do tempo são cruciais, como equipamentos industriais, sistemas de tecnologia da informação e até mesmo contratação de serviços a longo prazo.
A metodologia do TCO envolve os seguintes passos:
Identificação de Custos: Identificar e categorizar todos os custos relevantes associados ao produto ou serviço, incluindo custos de aquisição, custos operacionais, custos de manutenção, treinamento, suporte técnico, custos energéticos, custos de conformidade, depreciação, entre outros;
Atribuição de Valores: Atribuir valores monetários a cada um dos custos identificados. Isso pode envolver estimativas e análises detalhadas;
Cálculo do TCO: Somar todos os custos atribuídos ao longo do ciclo de vida do produto ou serviço para obter o Custo Total de Propriedade;
Comparação de Opções: Utilizar o TCO para comparar diferentes opções de produtos ou serviços, levando em consideração os custos totais associados. Isso auxilia na seleção da alternativa mais econômica e vantajosa;
Análise de Sensibilidade: Realizar análises de sensibilidade para avaliar como variações nos custos e nas estimativas podem afetar o TCO. Isso contribui para uma compreensão mais completa dos riscos e incertezas;
Tomada de Decisão Informada: Com base nas análises de TCO, tomar decisões de compra embasadas em dados sólidos e considerando não apenas os custos iniciais, mas também os custos ao longo do tempo;
Monitoramento Contínuo: Após a compra, monitorar continuamente os custos e avaliar se os resultados estão alinhados com as previsões de TCO.
O uso adequado do TCO permite às organizações evitar armadilhas de decisões baseadas exclusivamente no preço inicial, promovendo a consideração de fatores críticos para a rentabilidade e eficiência a longo prazo.
📈 ROI
O Retorno sobre o Investimento (ROI) em Compras é uma métrica financeira utilizada para avaliar a eficácia e rentabilidade dos investimentos realizados em compras e suprimentos. Essa métrica quantifica o ganho financeiro gerado em relação aos custos incorridos em aquisições e outras atividades relacionadas. O ROI é um indicador valioso para avaliar o desempenho das decisões de compras e determinar se os investimentos estão contribuindo positivamente para a organização.
O ROI é frequentemente empregado em momentos-chave, como em projetos de compras estratégicas, implementações de novos sistemas de gestão de suprimentos, aquisições de bens e serviços de alto valor ou iniciativas de redução de custos. Seu uso visa a análise crítica e quantitativa dos resultados obtidos a partir dos esforços de compras.
A metodologia para calcular o ROI em Compras é a seguinte:
Identificação dos Investimentos: Determine os custos envolvidos nas atividades de compras, incluindo custos de aquisição, custos de implementação de sistemas, custos de treinamento e quaisquer outros custos associados.
Quantificação dos Benefícios: Avalie os benefícios financeiros gerados a partir das atividades de compras, como redução de custos, aumento da eficiência operacional, otimização de estoques, ganhos de qualidade ou quaisquer outros impactos positivos.
Cálculo do ROI: Utilize a fórmula do ROI para calcular a relação entre os benefícios líquidos e os custos do investimento:
O resultado é expresso como uma porcentagem, representando o retorno gerado para cada unidade monetária investida.
Análise e Interpretação: Interprete o valor do ROI. Um ROI positivo indica que os benefícios superaram os custos e que o investimento em compras foi bem-sucedido em termos financeiros. Quanto maior o ROI, mais eficaz foi o investimento;
Comparação e Tomada de Decisão: Compare o ROI de diferentes investimentos em compras e tome decisões com base nos resultados. Priorize investimentos com ROIs mais altos, desde que estejam alinhados com os objetivos organizacionais;
Monitoramento Contínuo: Após a implementação, continue monitorando os resultados e ajustando os cálculos de ROI conforme necessário. Isso permite a avaliação contínua da eficácia dos investimentos em compras.
O uso adequado do ROI em Compras oferece uma abordagem quantitativa para avaliar o impacto financeiro das decisões de compras, auxiliando as organizações a alocar recursos de forma mais eficiente e identificar áreas de melhoria em sua estratégia de suprimentos.
📈 DPO
DPO é uma métrica financeira usada para avaliar a eficiência do ciclo de pagamento de uma organização a seus fornecedores. Ela mede o número médio de dias que leva para uma empresa efetivamente pagar suas obrigações a fornecedores após ter recebido as mercadorias ou serviços.
O DPO é uma parte importante da gestão de fluxo de caixa e das relações com fornecedores, pois pode impactar as finanças da empresa e suas relações comerciais. Uma DPO alta pode indicar que a empresa está estendendo o prazo de pagamento aos fornecedores, o que pode melhorar seu fluxo de caixa, mas também pode afetar as relações com os fornecedores. Uma DPO baixa pode indicar que a empresa está pagando suas obrigações rapidamente, o que pode ser favorável aos fornecedores, mas pode afetar o fluxo de caixa da empresa.
Onde:
Dívida Média a Fornecedores: É o montante médio que a empresa deve a seus fornecedores durante um período específico. Pode ser calculado como (Saldo Inicial de Fornecedores + Saldo Final de Fornecedores) / 2;
Custo das Mercadorias Vendidas por Dia: É o custo médio diário das mercadorias vendidas. Pode ser calculado como (Custo das Mercadorias Vendidas / Número de Dias no Período).
Ao calcular o DPO, você obtém o número médio de dias que a empresa leva para pagar seus fornecedores após receber as mercadorias. Uma DPO maior indica que a empresa está demorando mais para pagar, enquanto uma DPO menor indica que a empresa está pagando mais rapidamente.
É importante observar que uma análise do DPO deve ser feita considerando o setor da empresa, suas práticas de pagamento e as relações com fornecedores. Além disso, uma DPO muito alta ou muito baixa pode ter implicações tanto positivas quanto negativas, por isso é crucial avaliar o contexto mais amplo ao interpretar essa métrica.
📢 Vale ressaltar que as organizações podem ter KPIs específicos adaptados ao seu setor, tamanho e objetivos estratégicos. A lista acima representa KPIs de aquisição comumente usados, mas pode ser personalizada com base nas necessidades e prioridades da organização.
Texto escrito por Flávia Magão Reis | 26/08/2023.
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