Em qualquer organização, ter um processo de papeis e responsabilidades é essencial para garantir eficiência e produtividade e evitar conflitos durante o processo e quando se trata da área de compras e gestão de contratos, essa clareza torna-se ainda mais crucial, dadas as implicações financeiras e operacionais envolvidas e compreender e delinear as funções de cada papel, desde o comprador até a gestão de contratos, é o primeiro passo para um processo bem-sucedido e sem contratempos.
1. COMPRADOR
Negociação: O comprador deve entender as necessidades do negócio e, através disso, conduzir negociações para obter os melhores acordos e contratos, garantindo a máxima eficiência em termos de custo e qualidade;
Avaliação de fornecedores: Deve avaliar constantemente os fornecedores, tanto em termos de preço quanto de qualidade, garantindo que os melhores estejam sendo escolhidos para o negócio;
Atualização de mercado: Estar atualizado sobre as tendências do mercado, novos fornecedores e produtos/serviços que podem ser benéficos;
Relacionamento com fornecedores: Manter um relacionamento saudável e transparente com os fornecedores, estabelecendo confiança mútua;
Documentação: Manter todos os documentos relacionados às compras, organizados e acessíveis.
2. FISCAL DO CONTRATO
Monitoramento: Observar o cumprimento das cláusulas contratuais pelos fornecedores e empresas contratadas;
Registros: Emissão de folhas de registro para documentar todas as atividades e garantir transparência;
Comunicação de divergências: Informar qualquer discrepância ou não conformidade observada durante a execução do contrato;
Validação: Garantir que todos os serviços ou produtos fornecidos estejam conforme acordado no contrato;
Liaison: Servir como ponto de contato entre o fornecedor e a empresa contratante.
3. GESTOR DO CONTRATO
Criação de documentação: Elaborar memorais descritivos e outros documentos que detalham as expectativas e requisitos do contrato;
Aprovação: Analisar e aprovar as medições e entregas, garantindo que tudo esteja conforme o contratado;
Coordenação: Trabalhar em estreita colaboração com o Fiscal do Contrato e outros envolvidos para garantir a fluidez do processo;
Gestão de alterações: Avaliar e gerir qualquer modificação solicitada ao contrato original;
Resolução de conflitos: Atuar como mediador em quaisquer disputas ou desentendimentos que possam surgir entre as partes.
4. GESTÃO DE CONTRATOS
Monitoramento financeiro: Monitorar saldos, pagamentos e outras transações financeiras relacionadas ao contrato;
Gestão de prazos: Assegurar que todas as datas de entrega e prazos estejam sendo cumpridos;
Obrigações acessórias: Garantir que todas as cláusulas, incluindo as obrigações secundárias, sejam cumpridas.
Análise de riscos: Avaliar e gerenciar riscos associados aos fornecedores, sejam eles financeiros, operacionais ou de reputação;
Renovações e términos: Gerir o processo de renovação de contratos ou finalização dos mesmos, quando necessário.
Com essas responsabilidades bem definidas, o processo de compra e gestão de contratos se torna mais eficiente e transparente, minimizando erros e conflitos entre as área e deixando claro para os clientes internos.
Texto escrito por José Herculano Santos | 21/10/2023.
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