Medição do Desempenho da Função Compras - O Conceito PPMS




Por muito anos, a pesquisa sobre como apurar os resultados que os profissionais de compras trazem às organizações foi focada na conceitualização e na medição das economias geradas pelas negociações com fornecedores e no Custo total de Aquisição (TCO - Total Cost of Ownership). O termo é conhecido como Savings. Diversos métodos foram criados, assim como controles, indicadores e relatórios.

A própria área de Compras passou a gerar, monitorar e apresentar seus resultados, devido a dificuldade de obtenção dos dados para gerar os indicadores. Essa dificuldade fez com que indicadores fossem desenvolvidos em base de dados analítica e desconectada dos controles e resultados empresariais.

Com isso, o problema de apresentar um só número também passa a rodear a área de Compras. As economias geradas por iniciativas de evitar aumento de preços, não repassar indicadores inflacionários, elevar os preços abaixo de índices de mercado, não são refletidas nos relatórios contábeis e oficiais das empresas. Estas economias são as que a literatura intitula de soft savings. Mesmo as economias de redução real de preços, quando comparado ao que estava orçado ou contra o período anterior (hard savings) são muitas vezes questionáveis, pois projetam situações que podem não ocorrer, devido a variabilidade de consumo ou até mesmo de outras condições econômicas. Isso resulta muitas vezes na falta de credibilidade e reconhecimento da atuação da Função Compras.

Recentemente a academia incorporou nos estudos sobre este tema em Compras e Suprimentos o conceito de Purchasing Performance Measurement System (PPMS), onde propõe que o sistema de medição de desempenho de Compras foque no alinhamento com o plano orçamentário da empresa, e que as bases que compõem o orçamento, alimentadas por variáveis sob a gestão de Compras, sejam as mesmas que possibilitem posteriormente, com o pagamento aos fornecedores, medir o efetivo resultado da função. Além de propor o nivelamento das premissas do planejado com o realizado, a proposta do conceito de PPMS é de que seja também incorporado no processo orçamentários as variáveis econômicas consideradas nos cenários de sua formulação, mas relacionadas às categorias e os drivers que as condicionam.

O objetivo com os estudos sobre o PPMS é de aproximar a área de compras dentro do conceito maior do BPM (Business Performance Measurement) que é composto de 5 processos:

(1) seleção e design de medidas: Identificar necessidades e desejos das partes interessadas, planejamento, objetivos estratégicos, especificação, e seleção e configuração de destino;

(2) coleta e manipulação de dados: processos de Captura e análise de dados;

(3) gestão da informação: processos de fornecimento de informações, interpretação, tomada de decisão;

(4) avaliação de desempenho e recompensas: processos de avaliação desempenho;

(5) revisão do sistema:os diferentes procedimentos de revisão (estes procedimentos garantirão que haja um loop de feedback dentro do sistema).

Com cada vez mais produção acadêmica e pesquisa sobre o conceito do PPMS, alguns desafios de gestão às equipes de Compras, como a avaliação de desempenho e recompensas, passam a criar um espaço de discussão sobre possíveis premiações por desempenho, como já existentes em outras funções organizacionais. Mas para isso evoluir, ter o desempenho da Função Compras integrado ao da organização como um todo e gerado por base real de gastos, é a premissa inicial do PPMS.

Gustavo Menoncin Pereira