O mercado é regulado
Requisitos regulatórios para quem compra e vende.
O setor da saúde reúne algumas especificidades relacionadas a cadeia de suprimentos, que por um lado traz segurança ao consumidor final, pois garantem rastreabilidade, qualidade, atendimento de normas de segurança por parte dos insumos utilizados no processo de atendimento, mas por outro lado, aumentam a responsabilidade dos compradores de hospitais, laboratórios, clínicas e unidades de saúde em geral, porque se torna muito difícil a aquisição de tais insumos, pois são várias e complexas as exigências.
Assim como um vendedor precisa estar atento a vários indicadores de qualidade, os compradores precisam garantir uma série de requisitos aos produtos, equipamentos, materiais e medicamentos, pois o impacto é direto na saúde do consumidor final, que muitas vezes são pessoas em tratamento de doenças, cirurgias e demais enfermidades, situações muitas vezes que beiram riscos a vida.
A recomendação para as transações comerciais dentro desse setor é seguir fielmente os procedimentos de compras e garantir que as especificações sejam seguidas a risca. É fundamental que profissionais técnicos, tais como enfermeiros, médicos, participem do processo de compras, principalmente nas etapas de especificação e validação técnica.
Órgãos como ANS e ANVISA fiscalizam e monitoram esse setor, sendo assim obrigatório que a cadeia de suprimentos de toda e qualquer empresa desse setor siga e respeite todas as normas, sob risco de multas e suspensão de atividades.
Ineficiência da burocracia na relação comercial - vai e vem de papéis, documentos análogicos, dispersão das bases de dados para consulta.
Dado o cenário exemplificado acima, onde é comprovada a dificuldade de atuar na cadeia de suprimentos do setor da saúde, a questão processual se torna ainda mais importante.
Um processo de compras, geralmente nasce para suprir uma necessidade iminente ou para repor algo que fora consumido e que em breve será novamente necessário, a partir daí o processo segue para cotação de preços com fornecedores, análises técnicas, negociações e por fim a compra, que quase sempre é acompanhada por uma minuta de contrato.
É obrigatório que se evidencie as etapas e que se registre todos os processos e todas as etapas, daí surge a burocracia processual. Em algumas empresas o comprador gasta mais da metade do seu tempo com papéis, cópias, registros, do que de fato pensando e negociando.
Muito do tempo “perdido” com burocracia se deve a falta de ferramentas eletrônicas que possibilitam eficiência para buscar dados, transacionar demandas, orçar com fornecedores e até mesmo emitir pedidos de compras.
Portanto, é fundamental entender e mapear o processo de compras em seu mais detalhado nível para que seja possível a autorização para ganho de eficiência.
SUPRIMENTOS
O que comprar
Identificação de produtos, atributos;
Principais fontes de busca - inúmeros sites de distribuidores e fabricantes;
Similaridades - é possível identificar substitutivos?
Conforme mencionado anteriormente, uma compra precisa nascer com todas as informações necessárias (especificação) para uma correta cotação e por consequência uma compra e entrega OK.
O PDM, terminologia que significa Padronização da Descrição de Materiais (e serviços), é uma das necessidades para um bom cadastro e o primeiro passo para o fluxo de compras.
Após essas etapas iniciais chega-se ao processo de cotação, também conhecido como orçamento. Nesse momento é importante considerar ferramentas e/ou soluções para dar eficiência, pois as fontes e busca são inúmeras, tais como sites dos fabricantes, distribuidores e revendedores, sites especializados em materiais médico hospitalares, plataformas de e-procurement, sites de busca, benchmarking entre outras.
Nesse momento aparecerão opções genéricas, similares ou substitutos, então a obrigatoriedade de verificar detalhes técnicos será a garantia de sucesso, caso essa etapa não for seguida com prudência e governabilidade, o problema chegará rápido, as vezes por preço menor são comprados produtos que não condizem com a originalidade, mas em muitas vezes é possível que se tenha êxito, mas sempre acompanhado por aprovações técnicas.
Quanto comprar
Gestão de estoque (sistemas, planilhas, etc);
Identificação de produtos - código de barras;
Qualificação de categorias.
Uma cadeia de suprimentos envolve muitas áreas e processos, uma das principais áreas, que inclusive em empresas grandes funciona separado de compras mas totalmente integrado, é o planejamento. Em empresas menores muitas vezes é o almoxarifado ou até mesmo o comprador que cuida do estoque.
A função do estoque é suprir a operação sem causar rupturas e ao mesmo tempo não deixar dinheiro parado, ou seja, estoque cheio é ruim mas estoque vazio é perigoso... o sucesso do planejamento então é garantir esse equilíbrio. Para isso são utilizados ferramentas que gerenciam o nível de estoque e disparam solicitações de reposição, quando necessário.
Geralmente um estoque é organizado por tipos de materiais, ou seja, por categorias. Muitas tecnologias usam QR Codes, Código de Barras, Chips e sensores como elementos automatizados para que seja possível ter um cenário real, mais próximo do imediato.
Onde comprar
Sourcing de distribuidores - qualificação;
Peculiaridades de produtos (refrigeração, etc).
A fonte de fornecimento, muita vezes é definida pelo volume de compras, por exemplo, uma grande rede de saúde tem poder de comprar de um fabricante, pois sua demanda é alta e interessante para o produtor se relacionar diretamente, porém se o volume for baixo, o comprador vai precisar buscar opções de fornecimento em revendas ou distribuidores.
Outra opção é buscar compras conjuntas, mais conhecido como GPO (Group Purchase Organization) em português Organização de Compras Conjuntas, algumas empresas atuam dessa forma, juntando demandas de várias empresas e buscando melhores condições para todas.
Independente da forma que a compra será efetuada, vale rever os conceitos de estoque, planejamento, cotação e etc, escritos nos capítulos anteriores, além de entender e cuidar da infraestrutura necessária para alguns tipos de produtos que requerem cuidados com armazenamento refrigerado, perecibilidade e escolta devido valores.
Como comprar
Metodologia indicada para cada categoria;
Ferramentas digitais;
Acesso ao mercado, compliance, comparação de preços;
Relacionamento com Distribuição.
Um conceito bem difundido na área de compras hoje em dia e muito recomendado para o setor de saúde é a matriz Kraljic, conhecida também como matriz estratégica.
A matriz, que é composta por 2 eixos e 4 quadrantes (estratégico, alavancagem, gargalo e piloto automático) segmenta as categorias por blocos e recomenda para cada tipo de bloco uma atuação diferenciada, por exemplo se a categoria cair no quadrante piloto automático, as compras podem ser delegadas para o cliente interno ou colocadas em catálogos automáticos que reduziriam o trabalho do comprador, que por sua vez teria mais tempo para ficar em outros tipos de compras.
Nessa parte do processo, é comum a utilização de ferramentas eletrônicas que além de atuar como facilitador entre mercado fornecedor e empresas contratantes, as soluções garantem lisura processual, ética e transparência, pois as transações são seguras, customizadas por cargos e funções.
Recebimento de mercadorias
Recebimento físico - requisitos dos entregadores, conferência de produtos, consequências da não observação;
Recebimento fiscal e sanitário - o que deve conter a nota fiscal;
Devolução de mercadorias;
Tempo gasto nessas atividades;
Alternativas de mercado - expertise de operadores logísticos.
Como parte final mas não menos importante, vem a logística de entrega e recebimento.
Independente de qual sistema tecnológico uma empresa tenha, as entregas são feitas sempre acompanhadas com notas fiscais que precisam ser recebidas e lançadas para registro. Nesse momento ocorre 2 tipos de lançamento, o físico (que compreende a acomodação física do material no seu devido local de armazenagem) e o fiscal, que é o registro da nota fiscal no sistema e por consequência um começo das obrigações financeiras de que adquiriu tal produto ou serviço, a partir daí a empresa que vendeu passa a ter um recebível e a empresa compradora passar a ter obrigações fiscais, contábeis e de pagamento.
Em casos onde acontecem falhas e/ou defeitos, após o comprador efetuar as tratativas com o vendedor, poderão haver devoluções, que deverão ser acompanhadas com notas fiscais de devolução, que por sua vez anula o compromisso financeiro do comprador.
Logística reversa
Mercadorias em desacordo - de quem é a responsabilidade, impacto, ineficiências;
Como se prevenir.
No caso de devoluções de materiais por estar em desacordo com a compra, até por estar previsto em lei do consumidor, o vendedor, desde que acionado dentro do pedido correto e comprovada a não conformidade, é responsável por recolher o produto e repor com um novo, caso não se observe o período correto de tramitação dessa devolução, restará apenas a negociação comercial para que o comprador não seja responsável por assumir o produto errado, caso não seja de comum acordo a troca, o comprador terá de arcar com os custos de ajuste ou descarte.
Escrito por Douglas Marques Ferreira | 31/05/2021