A Maestria do Procurement nas Escolas de Samba

O Carnaval, um espetáculo de cores, ritmos e paixão que encanta o mundo, esconde uma complexa engrenagem nos bastidores. No coração dessa operação, a área de Compras e Procurement das escolas de samba atua como uma verdadeira orquestra, garantindo que todos os elementos se harmonizem para um desfile impecável. Este artigo desvenda os desafios e estratégias dessa área crucial.

O Papel Estratégico do Procurement

Nas escolas de samba, o setor de Compras e Procurement é o centro responsável por orquestrar a aquisição de todos os recursos necessários para o desfile. A gestão de custos, o relacionamento com fornecedores, o controle orçamentário e a garantia de qualidade são pilares dessa área, que busca o equilíbrio perfeito entre recursos e resultados.

A Prova de Fogo do Procurement Carnavalesco

A complexidade do Carnaval impõe desafios únicos à área de compras. Prazos apertados, orçamentos limitados, a necessidade de materiais de alta qualidade e a diversidade de fornecedores exigem agilidade, criatividade e resiliência. A conformidade legal, com suas normas fiscais e legais, adiciona uma camada extra de complexidade, pois, a maioria dos itens tratam-se de peças personalizadas, que fogem do padrão do mercado, peças essas produzidas e desenvolvidas em território nacional.

A Sinfonia do Procurement Carnavalesco

O sucesso do procurement carnavalesco reside em um processo bem estruturado, como uma sinfonia cuidadosamente composta. O planejamento detalhado, a cotação e negociação com fornecedores, a formalização da compra, a logística eficiente e os ajustes finais se entrelaçam para garantir que tudo esteja pronto no momento certo.

O Arsenal do Desfile

A lista de compras de uma escola de samba é vasta e diversificada, abrangendo desde tecidos luxuosos e plumas exóticas para fantasias até estruturas de madeira e metal para alegorias grandiosas. Serviços especializados, como costureiras, soldadores e artistas plásticos, também são essenciais. A maior parte da contratação de serviço refere-se a arte, tornando-se difícil a comparação de cotações por fornecedores, pois, cada um desenvolve o seu trabalho de uma maneira diferente.

A Arte de Otimizar o Procurement

Para otimizar o processo de compras, as escolas de samba podem adotar diversas estratégias. O planejamento antecipado, o uso de tecnologia, a construção de parcerias estratégicas, as compras coletivas e a gestão de riscos são ferramentas essenciais para garantir um desfile impecável.

O Procurement como Protagonista

Um procurement bem executado se traduz em um desfile impecável, com fantasias deslumbrantes, alegorias grandiosas e um show que encanta o público e os jurados. Além disso, contribui para a sustentabilidade da escola, evitando desperdícios e promovendo compras conscientes.

Principais Itens Comprados para um Desfile de Escola de Samba

Dentre as diversas categorias envolvidas, alguns destaques são as categorias da curva A e B do spend da escola de samba, são eles:

Curva A, representa entre 70% e 80% do spend total, itens para fantasias, como Tecidos variados (cetim, veludo, tule, etc.), Plumas e penas, Pedrarias e lantejoulas, Colas especiais e materiais de costura, Madeira e ferro para estruturas, entre outros.

Curva B, representa entre 30% e 50% do spend total, itens para alegorias e serviços terceirizados, Espumas e isopor para esculturas, Iluminação cênica, Costureiras e bordadeiras, Soldadores e serralheiros, Artistas plásticos e pintores, Motoristas e equipes de transporte entre outros.

Principais Desafios da Área de Compras no Carnaval

Prazos apertados - A maioria dos materiais e insumos deve ser entregue dentro de um período limitado, já que o Carnaval tem uma data fixa e inadiável. Um atraso na entrega de tecidos, tintas ou estruturas pode comprometer toda a produção.

Gestão de orçamento - As escolas de samba precisam administrar bem os recursos, pois dependem de patrocínios, apoios governamentais e arrecadação própria. O orçamento é sempre apertado, e a equipe de compras precisa negociar preços e condições favoráveis.

Qualidade dos materiais - A escola de samba precisa garantir que os materiais adquiridos sejam de boa qualidade e resistentes o suficiente para suportar o desfile na avenida, enfrentando calor, suor e até chuva.

Alternativas de fornecedores - Nem sempre o fornecedor desejado pode atender à demanda da escola, seja por falta de estoque ou por dificuldades logísticas. A equipe de compras precisa manter uma base diversificada de fornecedores confiáveis.

Legalidade e compliance - Contratar fornecedores e comprar materiais exige atenção às normas fiscais e legais. Emitir notas fiscais e manter contratos claros evita problemas futuros.

Estratégias para uma Gestão de Compras Eficiente

Nesse dinâmico mercado, Para garantir um processo de compras eficiente, algumas estratégias podem ser adotadas.

Planejamento, iniciar o processo de compras com meses de antecedência permite melhores negociações e reduz riscos de atrasos. "Tudo é ensaiado, o enredo, a dança e o prazo, A rapaziada samba mas não atrasa, se atrasar já perde ponto na avenida."

Sistemas, planilhas, softwares de gestão e ERPs podem ajudar no controle de orçamentos e na organização das compras. "Só por que a rapaziada tá sambando você acha que eles não correm atrás de sistema? Vai nessa vacilão"

Homologação e relacionamento com fornecedores, manter uma boa relação com fornecedores estratégicos garante melhores preços e prazos de entrega mais flexíveis. "Na avenida é samba, mas na mesa de negociação o bicho pega".

Compras Coletivas, Fazer compras em conjunto com outras escolas de samba pode gerar economia de escala e reduzir custos. "Só por que você compradora, comprador não faz isso na sua empresa você acha que as escolas de samba não fazem? Eles são concorrentes na avenida, mas na hora de reduzir custos por volume, eles trabalham juntos".

Gestão de Risco, ter fornecedores alternativos e planos de contingência evita que imprevistos prejudiquem o desfile. "Você compradora, comprador, aí na sua empresa, pode até depender ou ficar na mão de um fornecedor, mas as escolas de samba não aceitam isso, a equipe de compras sempre possuem fornecedores alternativos.

A área de Compras e Procurement de uma escola de samba é a alma do Carnaval, garantindo que o espetáculo aconteça com toda a sua magia e esplendor. Por trás das luzes e do samba, profissionais dedicados trabalham incansavelmente para transformar sonhos em realidade, como verdadeiros maestros da logística e da negociação.

Ao ligar a TV e deslumbrar-se com alguma das fantasias, lembre-se que um profisional de compras, dedicado, "igualzinho a você", foi responsável para a realização do espetáculo.

Só fico imaginando, será que esses profissionais de compras "curtem" o carnaval, ou devem passar dormindo devido ao cansaço de carregar tanta responsabilidade nas costas?

De qualquer forma, lhe desejo um grande carnaval querida compradora, querido comprador, comemore com moderação por que em algum momento, você deverá retornar ao escritório 😅😅😅.

 Texto escrito por Ruy Magalhães

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