A categorização nos processos de compras é fundamental para organizar, classificar e facilitar a gestão dos itens adquiridos por uma empresa, pois a utilização de uma árvore de categorias é uma abordagem especialmente eficiente nesse sentido, pois permite uma estrutura hierárquica que agrupa os produtos ou serviços de acordo com suas características e finalidades, apoiando no processo de Spend Analysis.
É através da categorização que a Área de Compras consegue atuar de forma mais estratégica, direcionando os esforços para as categorias que tem mais impacto no seu spend, gerando vários insights para que o comprador possa aplicar os passos do Strategic Sourcing, em busca das melhores oportunidades de negociações e trazendo valor para as empresas.
Aqui estão algumas das principais razões pelas quais a categorização através de uma árvore de categorias é importante nos processos de compras:
1. Organização e padronização:
A árvore de categorias estabelece uma estrutura organizada e padronizada para todos os itens adquiridos pela empresa. Isso facilita a compreensão dos responsáveis pelas compras, tornando mais fácil identificar quais itens são adquiridos com mais frequência e quais são suas especificações;
2. Facilita a busca e seleção de fornecedores:
Ao categorizar os produtos e serviços, os compradores podem identificar rapidamente os fornecedores que atendem a cada categoria específica. Isso economiza tempo na busca de fornecedores adequados e ajuda a comparar ofertas de maneira mais eficiente.
3. Melhora a tomada de decisão:
A categorização ajuda os compradores a entender melhor as necessidades da empresa em cada categoria e a tomar decisões mais informadas. Além disso, facilita a identificação de padrões de gastos e possíveis oportunidades de economia.
4. Negociações mais eficientes:
Com uma árvore de categorias bem definida, os compradores têm uma visão mais clara das quantidades e volumes de compras em cada categoria. Isso pode fortalecer a posição da empresa nas negociações com os fornecedores, permitindo obter melhores preços e condições de compra.
5. Controle de estoque e orçamento:
Uma categorização adequada auxilia no controle do estoque, pois permite que a empresa identifique quais itens são mais demandados e quais podem ter estoques mais elevados. Além disso, torna mais fácil rastrear e controlar os gastos em cada categoria, facilitando o gerenciamento do orçamento.
6. Monitoramento de desempenho e análise de dados:
A categorização dos itens de compra pode fornecer dados valiosos para análises de desempenho e tendências. Essas informações permitem que a empresa identifique áreas de melhoria, avalie a eficiência dos processos de compras e faça projeções mais precisas.
7. Redução de erros e retrabalho:
Com a árvore de categorias estabelecida, há menos probabilidade de erros ao classificar os itens adquiridos, reduzindo assim a necessidade de correções e retrabalho nos registros de compras.
"A categorização inteligente através de uma árvore de categorias
é a chave para simplificar o gerenciamento de compras,
otimizar o controle de estoque e orçamento,
além de fornecer insights valiosos para análises de desempenho,
impulsionando a eficiência e o sucesso do Setor de Compras."
José Herculano
A categorização por meio de uma árvore de categorias é uma estratégia essencial para aprimorar a eficiência dos processos de compras, melhorar o controle de gastos e otimizar a gestão dos recursos da empresa, pois permite que os compradores atuem cada vez mais de forma estratégica, garantindo que as compras estejam alinhadas aos objetivos e necessidades da organização.
Texto escrito por José Herculano Santos | 20/07/2023.
Os artigos assinados são de responsabilidade exclusiva dos autores e não refletem, necessariamente, a opinião do Café com Comprador e de seus editores.