Setor de Compras: Uma visão global da área




O setor de compras de uma empresa não se resume apenas à uma equipe dentro da organização responsável por adquirir materiais, esse departamento envolve diversos fatores, desde parcerias estratégicas até gestão de processos que envolvem todas as outras áreas de uma empresa.


Uma das funções mais importantes de uma organização é como os bens e serviços são adquiridos, a que custo, como eles são administrados, orçados e processados.


Dessa forma, empresas em todas as indústrias dependem das habilidades do setor de compras em cada uma dessas etapas para garantir que estes itens necessários sejam adquiridos com o melhor custo possível.


Do que se trata o Setor de Compras?


O setor de compras é responsável pela supervisão de todos os processos envolvidos na aquisição dos produtos, materiais, bens e serviços necessários para operações comerciais eficientes.


Dependendo do negócio e da indústria, os termos "sourcing", "compras" e "aquisição" podem ser usados indistintamente para descrever a função de aquisição de suprimentos e gerenciamento do processo.


Nesse contexto, o sourcing é considerado mais estratégico, e as compras, ou aquisições, são usadas para se referir à função operacional em si.


Sem o mesmo, seria impossível para a maioria das operações comerciais funcionar.


O setor de compras garante que todos os itens e serviços sejam adquiridos adequadamente para que os projetos e processos possam prosseguir com eficiência e sucesso.


Ele pode ser responsável por negociações lucrativas e contratos com fornecedores, liderar novos processos inovadores e até desempenhar um papel importante na atualização de metodologias e acordos.


Como o Setor de Compras atua?


De modo geral, um setor de compras estabelece as políticas e procedimentos de aquisição da empresa.


As regras que eles estabelecem definem limites de gastos e fornecem uma lista de fornecedores autorizados dos quais o pessoal deve comprar itens como materiais necessários nos processos de produção.


Da mesma forma, os setores de compras ajudam a manter as organizações financeiramente saudáveis.


Eles adquirem bens e serviços projetados para atender às necessidades operacionais enquanto garantem o melhor valor possível.


O setor de compras atende aos pedidos da empresa adquirindo os bens e serviços de que eles necessitam em tempo hábil, ao mesmo tempo em que mantém a saúde financeira da mesma.


Como tal, os profissionais nessa área devem compreender as complexidades da operação que suportam, bem como os mercados que fornecem os bens ou serviços necessários para atingir seus objetivos.


Funções do Setor de Compras


Cada organização tem suas necessidades específicas quando se trata de fornecimento e aquisição de equipamentos, matérias primas e serviços.


Essas necessidades definem o processo de compra e como seu setor funciona.


Com base nestas necessidades, uma organização define as responsabilidades do setor de compras e racionaliza seus planos de aquisição para se proteger contra os obstáculos previstos.


Aqui, abordamos alguns dos deveres e funções do setor de compras em uma empresa.


1. Adquirir mercadorias pelo melhor preço possível


Os setores de compras têm o dever de avaliar continuamente os materiais com base na qualidade e, o que é mais importante, no preço.


Para maximizar a rentabilidade, as organizações precisam adquirir mercadorias de forma eficiente.


Isso envolve muitos fatores, tais como negociação com os fornecedores assim como a consideração por fatores externos de entrega, recebimento ou produção dos materiais desejados.


A negociação é um campo complexo que requer fortes habilidades estratégicas, pesquisa prévia e táticas corretas para se conseguir alcançar um meio termo vantajoso de forma eficaz.


2. Cumprimento dos protocolos da indústria


Além de sustentar as operações, todos os bens e serviços adquiridos pelo departamento de compras também devem estar de acordo com os padrões do setor e com as políticas da empresa.


Os fornecedores devem garantir que as matérias-primas sejam de boa qualidade antes de entregar grandes pedidos.


O departamento de compras também deve estabelecer uma política de compras específica que verifique a conformidade de qualidade em todos os níveis da compra.


Mas, antes de estabelecer qualquer política ou procedimento de compra, uma organização deve criar uma equipe forte de profissionais especializados no gerenciamento da cadeia de suprimentos.


3. Seleção de fornecedores