Você provavelmente já viu aquela famosa figura do equilibrista tentando equilibrar diversos pratinhos girando no ar ao mesmo tempo, certo? Pois bem, isso é o que é o dia-a-dia de compras.
Requisitantes solicitando novos materiais, fornecedores pedindo reajustes de preços, potenciais novos fornecedores querendo marcar reuniões de apresentação, pressão da diretoria para que o custo dos itens comprados seja reduzido, apresentações, projetos e muitos outros “pratinhos” que nós compradores precisamos manter girando o tempo todo, todo o tempo.
Considerando-se que temos recursos (tempo e pessoal) limitados, como definir as nossas prioridades? Vamos falar sobre a ferramenta mais simples de priorização: A Curva ABC.
Todo comprador deve ter um arquivo de spend (do inglês gastos) que contém as informações de quem compra, o quê se compra, de quem se compra e por quanto se compra. Caso você já tenha ouvido falar sobre Spend Cube, de quem, o quê e quem, são as informações colocadas nos eixos do cubo, caso seu departamento de compras ainda não esteja neste nível, um simples arquivo em Excel, contendo descrição do item, volume (histórico ou projetado), fornecedor e preço, é suficiente para começar. Com o tempo, quanto mais informações puderem ser adicionadas ao arquivo e spend, mais completa será sua base e consequentemente maior visibilidade você terá para guiá-lo em suas análises e decisões.
De posse deste arquivo, a primeira informação que você deve extrair é o seu spend total, informação esta que aliás deve estar na cabeça de todo comprador. Um bom comprador sabe responder “de bate-pronto” qual é o seu spend. Para se chegar a esta informação, você deve multiplicar o preço unitário pelo volume histórico ou projetado para cada item. Feito isso, basta somar o valor obtido em cada linha. Esta soma é o chamado spend, ou seja, o valor que está sob sua responsabilidade. Mantenha este número em sua cabeça e agora vamos falar sobre a curva ABC.
Curva ABC, Regra 80/20 ou Princípio de Pareto são diferentes expressões utilizadas para representar o mesmo conceito.
Vilfredo Pareto (1848 - 1923) foi um Engenheiro, Sociólogo, Economista e Filósofo italiano, que fez importantes contribuições com seus estudos, especialmente relacionados à distribuição de renda. Um de seus estudos, apontou que 80% das conseqüências vem de 20% das causas, independentemente do que se analisa. No caso de compras, a aplicação do Princípio de Pareto diz que 80% do spend, normalmente está concentrado em apenas 20% dos fornecedores.
Voltemos ao nosso arquivo de spend. Em seu arquivo Excel, crie uma coluna extra ao lado da coluna na qual você multiplicou o preço unitário pelo volume e intitule-a como “% de representatividade”. Você deve agora dividir o valor total da linha (volume multiplicado pelo valor unitário) pela soma de todas as linhas (valor total do seu spend). Faça isso para cada uma das linhas.
Feito isso, você deve incluir um filtro neste arquivo Excel e ordenar os percentuais de representatividade (do maior para o menor).
Inclua agora mais uma coluna ao lado da coluna “% de representatividade” e a nomeie como “ABC”. Some os percentuais de representatividade e quando você encontrar um total de 80%, marque estes itens como “A” na coluna “ABC”. Continue somando, e quando você encontrar 95% como resultado da soma dos percentuais de representatividade, marque estes itens como “B”. O restante das linhas do seu spend serão os itens “C”.
Seguindo a regra de Pareto, você muito provavelmente vai encontrar 20% dos seus fornecedores sendo responsáveis por 80% do seu spend, enquanto consequentemente, 80% dos seus fornecedores serão responsáveis por apenas 20% do seu spend.
Os itens “C” da Curva ABC são comumente conhecidos como “tail spend” (do inglês - cauda). Seu nome deriva do gráfico de spend versus número de fornecedores - os itens C apresentam um aspecto de “cauda”.
Vamos agora discutir o porquê da curva ABC ser importante. Você se lembra que no início do texto falamos sobre os pratinhos que nós compradores devemos equilibrar todos os dias? Minha sugestão é que você imprima ou anote em um caderno, para que tenha sempre à mão quem são os seus fornecedores A. A partir daí todos os pedidos, requisições e solicitações, seja dos fornecedores ou dos clientes internos que envolvam os seus fornecedores “A” devem ser tratados como máxima prioridade, uma vez que seus impactos para o negócio podem ser grandes.
As solicitações referentes aos seus fornecedores “B” merecem prioridade apenas depois que você tiver tratado os assuntos referentes aos fornecedores “A”, e finalmente, as solicitações referentes aos fornecedores “C”, são aquelas que você pode administrar para que não se tornem urgentes, mas certamente não deverão ser sua prioridade quando comparadas a outras de fornecedores “A” ou “B”.
Embora não sejam prioridade, os fornecedores “C” também deve ser avaliados, uma vez que normalmente apresentam oportunidades escondidas, especialmente sob a forma de redução de complexidade. Muitas vezes você pode conseguir uma melhor negociação ao consolidar volume com um menor número de fornecedores.
A Curva ABC pode ser utilizada não apenas para classificar fornecedores, mas também para classificar itens, commodities, categorias, etc. O princípio é sempre o mesmo em qualquer que seja a análise: Encontrar a representatividade de um determinado indivíduo em comparação com o todo.
Fato é que a Curva ABC é uma ótima (e simples!) ferramenta de priorização. Se você não sabe por onde começar, a Curva ABC pode te dar um Norte sobre quais pratinhos você precisa focar em manter no ar e quais pratinhos não causarão tanto impacto se caírem!
Escrito por Flávia Paiva | 25/05/2021