Contratação e gestão de viagens corporativas! E o que devemos fazer em momentos de crise?



Escrevo com muito entusiasmo sobre o tema, pois o mercado de viagens é um dos mercados que está sendo altamente impactado pela crise do Covid-19 e ainda será nos próximos meses, logo, entender algumas práticas e posicionamentos torna-se importante neste momento.

Acompanhei com interesse os dois vídeos do Sr. Francisco Leme sobre a contratação de viagens corporativas. Suas colocações são profissionais e concretas e eu concordo muito com elas. Aqui, gostaria de contribuir com minha experiência como área cliente e como responsável pela contratação de serviços corporativos, neste caso, Viagens Corporativas.


O Sr. Leme explica a necessidade de o cliente ter uma Política de Viagem. Eu estou totalmente de acordo, as regras devem estar claras antes de tudo. A Política de Viagens compromete a todos os envolvidos, os funcionários devem saber quais são as regras, suas limitações e, para a agência, que presta um serviço valioso, deve ser o guia para gerenciar o serviço para o cliente.

A contratação de viagens, como qualquer conta de gasto (opex), tem um impacto econômico no resultado das organizações, as tarifas são dinâmicas, a viagem não custa o mesmo valor para um sentido que para o sentido inverso, os valores da permanência/estada em uma temporada difere da outra, elas dependem do momento da contratação, das datas da viagem, do tipo da tarifa, tudo isso afeta o custo final e, para obter vantagens econômicas, é necessário focar em dois aspectos: por um lado, no custo da gestão do serviço, e por outro lado, na aplicação rigorosa dos acordos com as companhias aéreas e hotéis.

Para otimizar o custo de gerenciamento, são utilizadas ferramentas, as agências já possuem seus próprios sistemas para gerenciar as reservas (Amadeus, Sabre...), e isso permite que boa parte do processo seja automatizada (autorizações, auto reservas, relatórios...), mas se você deseja otimizar ao máximo, deve integrar o ciclo de reservas ao ERP. Minha experiência foi com a SAP, não foi fácil, mas o resultado mais do que compensou o esforço, pois desta forma os processos são integrados em um único ciclo (solicitação de viagem, atribuição dos custos às áreas internas, fluxo de aprovação, auto reserva com as limitações descritas na política de viagens, controle dos valores – orçamento de viagens, contabilização e pagamentos).


O método de pagamento recomendado é o cartão de crédito corporativo (não o cartão corporativo do funcionário, mas um cartão virtual da própria empresa). O cartão de crédito garante liquidez (a maior parte do custo é da viagem e não da taxa/fee da agência) e também inclui seguro de viagem, seguro este que não existe quando o pagamento for por transferência bancária, o que geraria um custo adicional ao processo.

Mesmo em um processo automatizado, deve-se prever que haverá momentos que que será necessária a intervenção humana, como por exemplo nas mudanças de reservas, entretanto, atualizações das atuais plataformas ou novas plataformas integradas, serão capazes de fazer com que o fluxo de informações e comunicação esteja totalmente integrados e à disposição. Os custos da gestão personalizada para mudanças de reservas ou o próprio processo de solicitação convencional por e-mail ou telefone, pode gerar um custo total de processo muitas vezes superior, quando comparado ao fluxo enxuto e automatizado da auto reserva.


Um ponto muito importante é o cumprimento de acordos com companhias aéreas e hotéis, estes precisam estar muito bem escritos, claros e sempre presentes na gestão, pois serão aplicados durante... dois meses? Depende de como seja feita a gestão dos acordos e cabe lembrar que o principal obstáculo para o controle de um acordo é o entorno dinâmico das viagens, e se queremos ter contratos equilibrados e eficientes operacionalmente e economicamente, é necessário fazer um acompanhamento permanente do acordo. Esse acompanhamento deve ser feito por um profissional, a agência neste caso, mas se o volume de viagens da organização é relevante, pode-se ter acordos diretos com alguma companhia aérea ou rede de hotéis. As agências têm seus próprios acordos com redes áreas e de hotéis e concentram grande volume de demanda do mercado, por isso, na maioria das vezes conseguem condições diferenciadas, por isso, dependendo de nossa demanda, pode ser mais vantajoso trabalhar com uma agência, além disso, os riscos desta cadeia podem ser melhor administrados pelas agências. Em alguns casos pode ser importante a figura do Travel Manager, profissional de viagens trabalhando exclusivamente aos interesses da organização, com a responsabilidade de acompanhar permanentemente o cumprimento dos acordos e de forma a melhorá-los constantemente. O Travel Manager é contrato em modelo de custo fixo recorrente, mas se torna muito efetivo quando o volume transacionado é relevante, ele pode inclusive ser da própria agência de viagens, mas deverá atuar em conformidade aos objetivos e interesses da organização contratante.


As taxas são dinâmicas e os acordos variam em volume, portanto, é necessário monitorar o mercado. Sem entrar em maiores complexidades e para explicar de maneira simples, estamos falando de ter a aplicação de taxas preferenciais, que devem ser permanentemente melhores, quando comparadas com as taxas de referência que, por sua vez, são praticadas no mercado.

Se tivermos poder comercial suficiente, podemos conseguir boas condições com as agências, pois elas podem nos oferecer acordos através dos quais teremos benefícios pelo seu grande poder de negociação devido à demanda que concentra (inclusive a nossa demanda) junto ao mercado aéreo e hoteleiro, estabelecendo grandes acordos com eles. Temos sempre que analisar nossa posição e estrategicamente e buscar as melhores opções. Podemos então utilizar a nossa parte da demanda concentrada pela agência para obter benefícios, como por exemplo, reduzindo o nosso custo fixo que deveríamos pagá-la (flat fee), o que normalmente é condicionado à um volume mínimo de contratação, ou seja, parte da remuneração fixa da agência advém do rappel que recebe dos operadores. Os custos variáveis ​​de contratação das viagens são separados.

Concluo com um resumo esquemático das principais ideias para a gestão de viagens corporativas:


• Política de viagens é essencial

• A melhoria interna de custos vem da automação de processos e atuação estratégica

• A melhoria dos custos externos advém do monitoramento da aplicação dos acordos

• Otimize processos integrando tecnologias

• Se sua empresa é global, negocie acordos em nível global, não em nível local, com apoio de profissionais

• A solução ideal é a ponderação de diferentes fatores, o volume de nossas viagens, o meio ambiente, etc. Qual será a nossa abordagem à melhor solução, encarar nossa agência de viagens como um fornecedor ou como um parceiro? É uma decisão que está nas mãos do comprador, então seja estratégico e aporte valor!

• Principalmente neste momento de crise e nos próximos meses, não tome decisões unilaterais que possam trazer benefícios exclusivamente a seu favor, utilizando-se de cláusulas do seu acordo que assim o permitam agir, o profissional estratégico de compras está preocupado com a sustentabilidade e equilíbrio entre as partes, então envolva-se com seus fornecedores ou com sua agência de viagens para avaliação conjunta da situação atual e da previsão do cenário futuro, para juntos buscarem as melhores soluções, mantenham-se próximos nos próximos meses e sempre que puderem, seguramente chegarão à boas ideias!

Saudações da Espanha ao Brasil e agradeço ao meu amigo Ewerton pela ajuda com a tradução e a todos do Café com Comprador por me oferecer esse espaço.


Texto gentilmente escrito por: