A otimização de custos é uma realidade cada vez mais presente na maior parte das organizações, contudo, sabemos que qualquer corte de custos é uma tarefa complexa e que a área de compras é uma das protagonistas neste contexto. É natural atrelarem à área de compras o papel de “negociadores” nas empresas e isto não está errado, no entanto, trata-se de uma área com dados e informações extremamente ricas para um processo de Orçamento Base Zero.
Orçamento base zero é basicamente um planejamento orçamentário que zera as bases históricas passadas e precisa ser totalmente aprovado partindo do “zero”.
Somente para trazer um pouco de contexto ao conteúdo, esta metodologia foi desenvolvida em meados da década de 70 por um professor norte-americano chamado Peter Pyrr e chegou a ser utilizada inclusive no governo de Gerald Ford (EUA).
Apesar da popularização deste conceito, ainda, uma série de empresas no momento do orçamento anual considera os números do exercício anterior, o famoso “OBH/orçamento base histórico”, aplica algum tipo de reajuste inflacionário e submete os números para aprovação, o que não é errado, dependendo do business da companhia.
Com a exclusão dos números históricos através da implementação do OBZ (sigla para “orçamento base zero”), cria-se um momento ideal para se decidir de onde surgirão as principais oportunidades de produtividade e redução de custos. Naturalmente, não existe a necessidade de se aplicar esta ferramenta todos os anos, uma vez implementada, recomenda-se uma revisão periódica do processo.
A metodologia, com auxílio da área de compras, que detém grande conhecimento dos contratos, da estratégia da empresa e do negócio, propõe uma profunda análise das prioridades – em qualquer organização, algumas despesas são mais importantes do que outras e o “corte” de algumas, impactam mais o negócio do que outras.
As principais vantagens do projeto são: identificar a real importância das despesas e adicionalmente custos supérfluos, gerar transparência na composição orçamentária, abrir espaço para análise e renegociação de contratos, eliminar custos que não agregam valor e criar visibilidade para a liderança tomar as melhores decisões estratégicas.
A área de compras deve protagonizar um projeto de orçamento base zero e ser um pilar fundamental no desenvolvimento das ações. As áreas gestoras dos contratos naturalmente terão resistência em eliminar determinadas atividades e a partir deste momento que entra o conhecimento dos gestores de suprimentos nas avaliações dos prós e contras de manter determinados serviços, das análises de TCO (total cost of ownership) e do balanço entre as áreas na questão orçamentária. Existe uma analogia bastante interessante relativo ao OBZ que foca no “excesso de bagagem” – se você vai fazer uma viagem e existe restrição no peso da bagagem, o reflexo natural é focar nos itens de suma importância e cortar o excesso de peso com os itens mais “dispensáveis” – é exatamente isto que o orçamento base zero fará, cortará de forma sistemática as despesas de menor relevância ao negócio.
É importante notar também, que apesar de todas as vantagens citadas ao longo do texto, qualquer tipo de projeto desta magnitude envolve riscos e é importante ter o mapeamento deles. São duas as principais barreiras que devem ser quebradas para a implantação deste tipo de metodologia: a barreira do envolvimento e da imparcialidade. Todos os gestores precisam estar completamente envolvidos e cientes da complexidade do projeto, caso contrário, os resultados esperados não serão atingidos. A imparcialidade, por sua vez, é a capacidade dos gestores olharem os centros de custos e pacotes orçamentários sem tentar defender seus próprios números e com a mente aberta para otimizar, renegociar junto à área de compras e cortar custos quando identificado.
Em linhas gerais, pode-se afirmar que o OBZ é uma excelente ferramenta para a obtenção de redução de custos que muitas vezes já estão enraizados no dia-a-dia das empresas e não foram analisados com profundidade e a área de suprimentos pode aproveitar o projeto de várias maneiras: como owner do projeto, como corresponsável, focada nas renegociações e spend analysis, ou como área suporte para a análise de viabilidade de cancelamento de contratos, devido ao conhecimento cross que detém de todas as áreas.
Fernando Méro, Head de Suprimentos no Magazine Luiza. É formado em Administração de Empresas pelo Mackenzie, especializado em Dinâmica de Negócios pelo INSPER e com MBA pela BSP. Desde sua primeira experiência profissional, trabalhou no setor de suprimentos/compras e tem sólidas experiências em negociações e estruturação de áreas de compras. Tem passagem por diferentes segmentos – farmacêutico, construção civil, aviação e varejo (e-commerce).