Certamente você que trabalha em uma área de Compras (Procurement, Supply Chain, Abastecimento, Sourcing, etc.), tem contratos de fornecimento sob sua gestão, mas vamos revisitar juntos em alguns conceitos pra facilitar nosso entendimento.
Primeiramente é muito importante que você siga as políticas e procedimentos da empresa e, portanto, esse conteúdo pode se adequar mais ou menos à sua realidade atual, mas vamos lá. Normalmente as empresas celebram um contrato com um fornecedor para “combinar” um fornecimento, seja de material ou serviço, e isso significa que esse documento deve descrever da melhor forma possível o que será fornecido, as condições, as mecânicas de reajuste, os indicadores de reajuste, os prazos de pagamento, prazo de emissão de faturas, os níveis de serviço ou SLAs (Service Level Agreements), as penalidades por descumprimento, as multas e os termos jurídicos, aos quais o documento se submete (LGPD, Confidencialidade), assinaturas, anexos entre outros itens.
Normalmente, uma vez concluída a negociação e decidido que há a necessidade de ter um contrato é necessário envolver além da área de Compras, a área responsável tecnicamente pelo contrato ou a área usuária, e a área jurídica da sua empresa para que essas três áreas dentro da empresa tenham clareza e estejam em acordo com o conteúdo do documento, eventualmente outras áreas ainda podem ser incluídas na discussão, como área contábil, tributaria/fiscal e/ou financeira, a depender do conteúdo do documento, para garantir que estes estejam de acordo com as cláusulas relacionadas a estes pilares no contrato.
Após este passo, também é necessário discutir tecnicamente, comercialmente e juridicamente os termos do contrato com o fornecedor, para que toda a negociação comercial esteja refletida no documento, e é muito importante que todos estejam em acordo antes de assinar, afim de garantir que todos cumpram a sua parte e para evitar futuros transtornos com clausulas que não forem bem compreendidas.
Vale ressaltar que normalmente também é necessário que esse documento seja refletido no ERP que você utiliza para operacionalizar suas compras, para garantir que os valores e condições negociadas no contrato sejam efetivados nos pedidos de compras, no dia a dia da execução do contrato, sejam eles gerados de forma automática ou não.
Se tudo correr bem nessa etapa inicial, você terá um período de fornecimento muito mais tranquilo e sem turbulências, pois uma vez que todos os envolvidos estão em comum acordo, ficará tudo muito mais fácil de cumprir e medir a performance do fornecedor ao longo do contrato. Ainda durante a vigência poderão existir aditivos contratuais, sejam de reajuste de preço no aniversário do contrato, seja de inclusão de novos itens ou exclusão parcial do escopo ou mesmo inclusão de novas cláusulas jurídicas em função de mudanças legislativas e é importante pensar que uma vez aditivado um contrato, a parte incluída está submetida as mesmas cláusulas do contrato original.
Pelo que pudemos perceber nessa linha de raciocínio, a atividade de gestão de contratos é uma atividade coletiva entre equipes internas em sua empresa e equipes do fornecedor, e para facilitar esse trabalho é muito recomendável que a sua empresa tenha uma plataforma de gestão e repositório de seus contratos, que pode ou não ser plugada em outros sistemas, tais quais o ERP, ou o sistema de assinaturas digitais, ou mesmo numa plataforma de avaliação de fornecedores.
Com isso em mente talvez seja um bom momento para analisar a viabilidade de implantar uma plataforma como a Paradigma em sua área de compras.
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Texto escrito por Ricardo Pereira | 08/07/2022.