Terceirização de processos em compras: entre benefícios e riscos, o que considerar antes de decidir?

A terceirização de processos em compras tem ganhado cada vez mais espaço nas estratégias corporativas modernas, principalmente em um cenário onde eficiência, agilidade e especialização se tornaram palavras-chave para a competitividade.

Empresas que querem se manter relevantes no mercado estão, mais do que nunca, avaliando formas de focar seus esforços no core business — e, para isso, passar parte de suas atividades para parceiros especializados é um caminho lógico e promissor.

Quando falamos de compras, esse movimento faz todo o sentido. Delegar etapas operacionais a players experientes pode gerar uma economia significativa de tempo e recursos. Afinal, imagine o ganho de produtividade quando sua equipe interna deixa de se ocupar com cotações rotineiras ou processos burocráticos e passa a se dedicar a análises estratégicas, à construção de parcerias de longo prazo com fornecedores e ao mapeamento de riscos de supply chain. É como trocar a marcha manual por um câmbio automático: o carro continua andando, mas com muito menos esforço.

Durante o evento Café Meeting do Café com Comprador em Florianópolis, Carolina Cabral, CEO da Nimbi, citou que “a terceirização das compras não significa perder o controle da operação, muito pelo contrário. Com os parceiros e tecnologias corretas, a empresa ganha visibilidade, governança e capacidade de tomada de decisão em tempo real.” Essa visão reforça o entendimento de que terceirizar não é simplesmente ‘passar a bola’, mas sim redesenhar o jogo de forma inteligente.

Entre os principais benefícios da terceirização em compras, podemos destacar a escalabilidade. Empresas que passam por momentos de crescimento ou sazonalidades intensas podem contar com o suporte de terceiros para absorver a demanda sem necessariamente expandir a estrutura interna.

Além disso, a especialização técnica oferecida por parceiros que atuam exclusivamente com compras traz mais assertividade nas negociações, acesso a um banco de fornecedores mais robusto e menor chance de erros ou retrabalhos.

Outro ponto de destaque está na redução de custos operacionais. Ao eliminar a necessidade de manter uma equipe interna robusta para lidar com atividades como requisições, cotações, homologações e acompanhamento de pedidos, a empresa também diminui encargos trabalhistas, investimentos em capacitação constante e despesas administrativas. Tudo isso, claro, sem abrir mão da qualidade — muito pelo contrário: quando feita de forma estratégica, a terceirização tende a aumentar o nível de excelência dos processos.

Nesse sentido, a tecnologia é uma aliada fundamental. A plataforma da Nimbi, por exemplo, oferece uma solução robusta para o gerenciamento de contratos, promovendo automação, rastreabilidade e compliance em cada etapa do processo. Com um sistema integrado, a gestão de contratos se torna mais ágil e transparente, reduzindo riscos legais, garantindo o cumprimento de prazos e otimizando o relacionamento com fornecedores.

Apesar de todas essas vantagens, é preciso ter em mente que a terceirização também envolve riscos — e ignorá-los pode ser um erro fatal. Um dos principais desafios é a perda (ou a sensação de perda) de controle sobre os processos.

Quando mal estruturada, a relação com terceiros pode resultar em desalinhamentos estratégicos, falhas de comunicação, baixa aderência às políticas internas da empresa e até mesmo exposições jurídicas. Por isso, é crucial que haja um contrato bem desenhado, com SLA claros, indicadores de desempenho e uma governança sólida para acompanhar o parceiro.

Outro risco comum está na dependência excessiva. Se a empresa transfere atividades críticas para um único fornecedor e não desenvolve planos de contingência, pode se ver em apuros caso o parceiro enfrente instabilidades financeiras, operacionais ou até mesmo saia do mercado. A dica aqui é diversificar e manter uma estrutura mínima de conhecimento interno sobre os processos terceirizados, garantindo continuidade em qualquer cenário.

Vale lembrar ainda que, em algumas organizações, a cultura corporativa pode representar uma barreira para a terceirização. Equipes internas podem sentir-se ameaçadas, o que gera resistência e conflitos. Para evitar ou até mesmo amenizar esse tipo de problema, é essencial que a liderança envolva todos os stakeholders no processo, comunique os objetivos de forma clara e demonstre os ganhos não só para a empresa, mas também para os profissionais envolvidos — que, muitas vezes, terão a oportunidade de crescer, assumir posições mais estratégicas e participar de projetos de maior impacto.

Por fim, é importante destacar que a decisão pela terceirização de compras deve ser tomada com base em um diagnóstico profundo da realidade da empresa. Nem toda organização está pronta para dar esse passo, e nem todo processo é terceirizável.

Avaliar o grau de maturidade dos processos internos, a complexidade das demandas, os objetivos estratégicos da empresa e a disponibilidade de parceiros confiáveis no mercado são etapas fundamentais antes de optar por esse modelo.

Em resumo, a terceirização dos processos de compras é uma excelente alternativa para empresas que buscam ganho de eficiência, redução de custos e mais foco estratégico. Mas, como qualquer decisão de impacto, ela exige planejamento, gestão ativa e uso de tecnologias que deem suporte à operação.

Durante suas aulas de mentoria para compradores, Douglas Ferreira, presidente do Grupo Café afirmou que “a transformação digital nas compras não está apenas em automatizar tarefas, mas em redesenhar processos com inteligência e foco em resultados. Terceirizar com suporte tecnológico é evoluir o modelo de compras de forma sustentável.”

E essa é, sem dúvida, a chave para o sucesso nesse novo cenário.

Independente da decisão tomada, terceirizar ou não, o profissional de compras deve apoiar e fornecer suporte em todas as etapas do processo, deixando bem claros os principais riscos e benefícios para o corporativo como um todo. Liderar o envolvimento de outras áreas é fundamental, garantindo o protagonismo da área de compras.

Texto escrito por Ruy Magalhães

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