Se você tocou… conserte!



Independente do tamanho da sua empresa (e do seu departamento), nós profissionais da área de compras, sabemos que por mais que sejamos super cuidadosos, sempre há aqueles processos que “ficam pra trás”, e os motivos são inúmeros: Urgência, escopo que foi alterado, comprador que saiu da empresa e não finalizou o processo, etc.


Obviamente quanto maior a empresa e quanto maior a área de compras, maior a chance de encontrarmos esses tipos de processos incorretos pelo caminho. Se você já passou por uma implementação de um novo sistema, seja ele ERP ou qualquer outro tipo de sistema que normalmente requer o levantamento de dados de todos os processos de compras e informações sobre itens e fornecedores, você entende o quanto esse processo pode ser exaustivo e pode levar a um diagnóstico, muitas vezes incorreto.


Já me deparei com empresas que depreciavam seus processos, quando em realidade nem todos estavam incorretos e o cenário não era tão “feio” quanto os compradores e gestores imaginavam. O contrário, entretanto, pode ser mais perigoso - quando os compradores e gestores acham que a maioria dos processos estão corretos, sendo que eles não estão.


Seja qual for a situação da sua empresa, tenho um conselho: se você tocou, arrume!


Vamos usar um exemplo de solicitação de reajuste de preços. Como bom comprador, antes de responder ao fornecedor, você vai verificar se há um contrato contendo uma cláusula de reajuste. Caso haja, excelente! Você pode então optar por aceitar o reajuste ou tentar negociá-lo.Caso não haja uma cláusula de reajuste no contrato vigente, ótimo também! Você acabou de descobrir um “gap” (do Inglês “vão”) no processo e terá a oportunidade de negociar com o fornecedor os reajustes, não somente o que está sendo solicitado, mas todos os demais - o que lhe dará a oportunidade de alavancar sua posição (por exemplo, ao invés de aceitar 10% de reajuste conforme o fornecedor está solicitando, você pode se comprometer a um reajuste de 4% ao ano enquanto o contrato estiver vigente. Mas atenção ao utilizar números: Quando eles são usados sem um racional, imediatamente se perde a credibilidade com o fornecedor, ou seja, se você quer se comprometer ao reajuste anual de 4%, saiba explicar exatamente como você chegou a esses 4% e porque você pode reajustar mais de 3%, mas não pode aceitar 5%).


Voltando às oportunidades escondidas no “gap” do nosso exemplo. Vamos supor que ao procurar o contrato com o fornecedor, você descubra que há um contrato, porém ele não está vigente. Oba! Mais uma oportunidade escondida: O contrato venceu e por algum motivo não foi renovado. Às vezes temos uma tendência a pensar que o contrato não foi renovado por divergências comerciais, o que é perfeitamente possível, mas talvez o contrato não tenha sido renovado simplesmente porque o comprador deixou a empresa (e não há um sistema de controle de contratos), ou o antigo vendedor da empresa também não trabalha mais com a mesma carteira de clientes, fazendo com que o contrato tenha se perdido. Seja qual for o motivo, mais oportunidades para você comprador mostrar ao que veio e transformar a oportunidade em resultados para a sua empresa. Neste caso, você pode entrar em contato com o fornecedor que lhe solicitou o reajuste e informar que tem interesse em reativar o contrato, porém precisa de melhores condições comerciais (incluindo a negociação do reajuste solicitado e quem sabe até redução de custo).


Finalmente, digamos que ao procurar o contrato, você descubra que ele nunca existiu. Novamente, mais uma chance de trazer resultados para a empresa: você pode entrar em contato com o atual fornecedor e informar a intenção de negociar um contrato de fornecimento, o que certamente agradará ao fornecedor e lhe dará um maior poder de negociação (importante lembrar que para o fornecedor, contrato de fornecimento significa garantia de vendas futuras - use isso ao seu favor e alavanque novamente sua posição!). Você pode também decidir que é hora de ir para o mercado e lançar um “bid” (do Inglês “concorrência”) e simultaneamente convidar o fornecedor atual e informá-lo que devido ao bid e à possibilidade de troca de fornecedor o reajuste não será possível neste momento. Novamente, atenção ao “blefe”. Se você decidir ir para o mercado buscar outros fornecedores, tenha certeza de que há outros fornecedores capazes de fornecer o produto ou serviço que você compra. Jamais ameace o atual fornecedor com potenciais concorrentes se você não tiver uma alternativa à postos para ser iniciada. O resultado de um fornecedor irritado com ameaças pode ser catastrófico, desde uma parada de fornecimento à interrupção definitiva do relacionamento com a sua empresa.


Tomando-se os devidos cuidados, o resultado do bid tende a ser positivo: Você possivelmente encontrará outro fornecedor com melhor preço (e talvez até melhor qualidade), terá a chance de negociar um novo contrato e ao mesmo tempo, evitar o reajuste que o fornecedor anterior havia solicitado. Lembre-se de antes de mais nada, avaliar qual é a representatividade do item para o qual o reajuste foi solicitado. Se for um item “A” da sua curva ABC, todos os passos exemplificados acima podem (e devem) ser aplicados. Caso seja um item “C”, cabe a você definir junto à sua liderança se as possíveis vantagens justificam o trabalho operacional de se lançar um bid e negociar um contrato ou se apenas a negociação do reajuste solicitado é indicada.


De qualquer maneira, comece a desenvolver ou treinar a sua visão holística: pense nas oportunidades escondidas em um simples processo incorreto. Imagine quantas oportunidades escondidas há nos processos de compra da sua empresa!


Não seja aquele comprador que identifica o que está errado e faz o mínimo possível para poder seguir, seja o comprador que realmente agrega valor para a empresa, aquele que sabe identificar uma oportunidade e transformá-la em resultado.


Às vezes recebemos metas agressivas de redução de custo e melhoria de processos, que mal sabemos por onde começar. Pois bem, comece pelos processos já existentes na sua empresa. Você ficará surpreso com as possibilidades e oportunidades que as correções de processo podem trazer. E se você não sabe por onde começar, coloque uma meta para você mesmo de “se tocar, terá que arrumar”, ou seja quando receber um processo, tente avaliá-lo e corrigí-lo se necessário. Comece aos poucos, que tal corrigir 1 processo por semana? Você já trará um enorme benefício e eu estou curiosa para saber quais serão os seus resultados!


Escrito por Flávia Paiva | 30/11/2020