Conversas Difíceis: Não tenha medo de combinar as regras antes do jogo



Olá compradores, hoje vamos falar sobre um dos assuntos mais comuns na vida de um comprador: negociação!


Compradores normalmente são conhecidos por suas habilidades de negociar para se chegar ao resultado esperado. Algumas vezes estas habilidades são naturais e em outras são desenvolvidas em cursos e exercícios. E é aí que encontramos a armadilha que pode levar compradores ao fracasso a longo prazo.


Dentre as centenas de técnicas de negociação existentes (falaremos sobre isso em um próximo artigo), algumas sugerem que se inicie a conversa com os pontos convergentes ou seja, esclarecendo os tópicos em que o vendedor e o comprador concordam a fim de os aproximarem. Esta é uma técnica excelente, desde que o comprador siga todos os passos até atingir o objetivo da negociação.


Vamos utilizar um exemplo para facilitar: Imagine uma situação de negociação de uma determinada matéria-prima (areia) para a produção de vidro. O comprador precisa daquele tipo específico de areia, o fornecedor vem fornecendo para a empresa já há alguns anos e agora o contrato precisa ser renovado. O comprador solicita uma reunião com o vendedor e na data marcada o fornecedor vai até a empresa. O item atualmente possui single sourcing com o fornecedor em questão e embora todas as condições comerciais e a relação com o fornecedor atual sejam consideradas excelentes, devido à importância estratégica do item, ele foi colocado na lista de itens do projeto dual sourcing, ou seja, o comprador deve buscar outro fornecedor e dividir a demanda atual entre ambos. O comprador é relativamente inexperiente em negociações difíceis e ele decide utilizar a técnica da aproximação.


O comprador começa a reunião agradecendo a parceria e esclarecendo o quão importante é ter um fornecedor como aquele. O fornecedor também enche a empresa do comprador de elogios. O fornecedor, mais experiente, faz questão de dizer que aquele é o melhor cliente entre todos com os quais ele trabalha. O comprador então inicia a renegociação do contrato esclarecendo a especificação técnica, os termos de entrega, o Incoterm, o prazo de pagamento e finalmente a fórmula de preços. Devido aos anos de relacionamento e a constância do fornecimento, ambos comprador e fornecedor concordam com tudo. A reunião é finalizada rapidamente, com a promessa de que o comprador enviará a nova minuta contratual para avaliação do vendedor e ambos vão almoçar juntos.


Considerando o cenário explicado anteriormente, qual “conversa difícil” o comprador esqueceu de trazer à tona com o vendedor?


Vamos seguir mais um pouco no nosso exemplo. O comprador envia a minuta contratual para o Gerente de Compras avaliar (antes do envio ao fornecedor) e este estranha o forecast da demanda, que é parte do contrato e questiona o comprador. O comprador então responde que não queria prejudicar a negociação do contrato como um todo e ficou com medo de que se trouxesse à tona o assunto do dual sourcing, o fornecedor possivelmente solicitaria outras alterações no contrato. O comprador decide lidar com este assunto futuramente quando a demanda efetivamente diminuir.


Quais riscos você enxerga na utilização desta técnica?

Embora a previsão da demanda não constitua uma obrigação de compra por parte do comprador, ela tem sido um instrumento essencial de planejamento do vendedor fazendo com que este cumpra todos as entregas no prazo.


Para encurtar a estória, o fornecedor se programa para entregar a matéria-prima considerando a demanda do contrato. Em 6 meses o comprador desenvolve outro fornecedor e passa a comprar 30% do volume com este novo fornecedor e em seguida aumenta sua cota para 50%. O comprador inexperiente “foge” dos questionamentos do fornecedor original quanto à diminuição da demanda, o que acaba invariavelmente deteriorando o relacionamento com a empresa compradora. A empresa do comprador não é mais vista como “top customer” do fornecedor e o comprador passa a ter frequentes reclamações sobre entregas atrasadas.


O problema neste case fictício é que o comprador ficou com medo de ter a conversa difícil com o fornecedor. A melhor alternativa seria o comprador iniciar utilizando a técnica da aproximação e depois de deixar claro que ambos os players (comprador e vendedor) estão do mesmo lado, explicar o projeto dual sourcing (o que é, como funciona, quais são as características dos itens adicionados à esta lista, qual é o objetivo), esclarecer que a matéria-prima comprada daquele fornecedor foi incluída na lista e explicar exatamente o que isso significa na prática (diminuição da demanda).


Este approach demandará uma preparação maior do comprador, que deve estudar quais são suas concessões, suas moedas de troca e sua ZOPA, entretanto, o tempo gasto antes da renegociação do contrato será convertido em tempo e dor-de-cabeça economizados no futuro. No caso do exemplo, possivelmente o fornecedor concordaria com a nova demanda caso houvesse um pequeno reajuste no custo do material.


Como já dissemos anteriormente em outros artigos, as negociações estão presentes em tudo! Desde o cardápio do almoço de domingo à distribuição das contas e tarefas da casa. Você tem dezenas de oportunidades de exercitar as mais diversas técnicas de negociação diariamente - e em ambientes “seguros” (é melhor aplicar uma técnica pela primeira vez com a sua esposa do que com o seu fornecedor ou chefe!).


De longe, o melhor conselho profissional que eu já recebi (e que levei inclusive para o âmbito pessoal) e que se você me permite, gostaria de repassá-lo a você foi: Não tenha medo das conversas difíceis! Seja com o fornecedor, com o seu chefe, com a sua esposa/marido, com os seus pais ou com os seus filhos. Combine exatamente como serão as regras do jogo. A “dor-de-cabeça” agora normalmente é metade do que pode ser no futuro e como já dizia a minha mãe “o que é trato não é caro”.


Até a próxima, compradores!


Escrito por Flávia Paiva | 1º/02/2021