Como a atividade de Suprimentos sem planejamento drena os lucros da organização



Um dos maiores problemas que as áreas de Suprimentos das empresas enfrentam são as compras realizadas de forma desordenada, sem planejamento. Seu grande desafio é atender o cliente interno nos seus requisitos, dentro da pressão por redução de custos. Em um cenário econômico totalmente desbalanceado, como o que estamos passando no momento, isso fica ainda mais crítico. Olhando para a sua organização, como a pandemia do novo coronavírus impactou a atividade da área de Suprimentos?


São dezenas as possíveis causas para que isso aconteça. Elas sempre existiram, mas agora, com os novos desafios impostos pelo Covid-19, esses problemas foram escancarados. Essa falta de planejamento na área de Suprimentos causa estoques gigantescos, o que drena os lucros da organização e mina a credibilidade da área.


Costumo ouvir de gestores de Suprimentos que "os estoques não estão nas nossas atribuições". Aí está o engano! Este ponto é sempre uma grande discussão. A geração dos estoques está diretamente ligada à ação de Compras, pois compõe o custo total de aquisição de qualquer bem, serviço ou material utilizado. O valor da compra não está apenas no preço que é pago, e sim nos vários gastos que ocorrem, desde o processo de definição, contratação, utilização, manutenção e descarte do bem, serviço ou material. Exemplo clássico: em um processo de aquisição de equipamento para compor o processo fabril de determinado produto, além do preço do equipamento, Suprimentos deve avaliar o tempo de vida da máquina, a garantia que está sendo oferecida, o gasto com a manutenção preventiva e corretiva, e, no que diz respeito às peças, identificar a necessidade de reposição e descarte, o valor do estoque e o gasto com o armazenamento.


Se a área de Suprimentos atuasse de uma forma estruturada, planejando suas atividades e desafiando seus clientes internos a fazerem o mesmo, os benefícios iriam muito além de resolver os problemas acima: uma área de Compras bem organizada desempenha papel estratégico na organização e promove melhores práticas em outros setores.


Pesquisas mostram que pelo menos 80% das áreas de Compras das organizações no Brasil ainda trabalham de forma reativa, colocando pedidos, formalizando as compras, sem planejamento, sem estratégias de atuação, sem gerar valor percebido, e consequentemente, suas atividades geram grandes perdas para os seus acionistas. Esse comportamento padrão da área, ao contrário do que se pensa, é insustentável.


Essas perdas, normalmente, são mascaradas pela falta de informação e relatórios estruturados e em tempo real. Incontáveis informações são geradas de diferentes bancos de dados, que não conversam entre si. Sua consolidação e análise são quase impossíveis, gerando distorções e grande desperdício de tempo. Como resultado, a qualidade das decisões piora, principalmente quando falamos de estoques, que se movimentam continuamente, necessitando de reação rápida e assertiva.


Com a enorme falta de previsibilidade que a pandemia jogou sobre as empresas, a urgência de garantir que não vai faltar nada agravou ainda mais essa falta de planejamento, gerando ainda mais estoques superdimensionados: o que era ruim ficou pior.


Posso citar alguns agravantes comuns à maioria das organizações, que ratificam esse modelo de atuação. O primeiro deles é a crença de que "não tenho informação". Essa visão de curto prazo dos gestores praticamente inviabiliza qualquer possibilidade de planejamento. Mesmo “cego”, o gestor insiste que "tenho que atender meu usuário, no menor tempo possível”. Será?


O segundo erro é nunca se dar tempo para fazer o que deve ser feito. Tempo sempre é uma boa desculpa para não planejar, estudar, avaliar. Mas por que não há tempo? Talvez por que a atividade de planejar as ações é visto como se não fizesse parte das atribuições desses profissionais. Mas obviamente faz!


"Mas sempre foi feito assim. Por que mudar? É uma questão de cultura!" Sabemos que a preferência pela zona de conforto é inerente ao ser humano. Para mudar essa dinâmica, além de apoio da gestão, é preciso que os envolvidos percebam o benefício da mudança e queiram fazer os movimentos necessários.


Nada disso acontece sem conhecimento técnico. Pouco investimento é feito em capacitar as equipes de Suprimentos. Felizmente, temos percebido em nossa escola, INLACCE, que muitas organizações têm feito movimentos para treinar seus profissionais, não só nas atividades básicas, mas também, de forma crescente, nas atividades que geram valor, como planejamento, entendimento dos gastos da empresa, compras estratégicas, gestão de estoques, entre outros temas não menos relevantes, que tragam inteligência e autonomia para Suprimentos.


Por fim, há uma visão completamente limitada e antiquada de que a área de Suprimentos só atua nos processos de negociação. Não há mais lugar para esse pensamento! A abrangência dessa área vai muito além disso, podendo até mesmo gerar novos negócios para a organização.


Gestores e executivos precisam mudar seu modelo mental sobre Suprimentos, passando a encarar seu potencial de geração de oportunidades. A abordagem de longo prazo, estruturada em conceitos estratégicos, processos, pessoas e tecnologia, são pilares que, quando combinados, têm a capacidade de transformar, de forma disruptiva, o papel da área.


Nossa experiência comprova que está surgindo uma nova geração de gestores que entendem e buscam um novo modelo de atuação. Ainda mais em um momento de tantos desafios como este, toda a organização ganha, gerando mais assertividade, competitividade e lucratividade.


Quando começar então a mudança? Agora!!! É nos momentos de crise que surgem as oportunidades e as grandes lideranças.



Escrito por Cilene Bim, (originalmente publicado no LinkedIn, em 18/05/2020)