Automação no processo de compras: comprador virtual parametrizado pelo comprador vs. RPA

No cenário atual, a eficiência e a agilidade nos processos de compras são cruciais para o sucesso das empresas. Duas abordagens tecnológicas têm se destacado nesse contexto: RPA (Automação Robótica de Processos) e a parametrização de um COMPRADOR VIRTUAL numa plataforma de SRM (Supplier Relationship Management). Embora ambas visem otimizar e automatizar operações de compras, elas diferem em metodologia, aplicação e resultados.

O alcance de uma plataforma de SRM standard

Antes de avançarmos nesse tema é importante destacar o alcance e os ganhos que a simples adoção de uma plataforma de SRM já pode trazer para a operação e gestão de negociações e relacionamento com fornecedores. Principais processos atendidos:

• Gestão de Fornecedores: Cadastros, documentos, avaliação, monitoramento de desempenho e do comportamento externo de fornecedores (ESG).

• Cotações Eletrônicas: Automatização do processo de solicitação e recebimento de cotações nas diversas modalidades de RFx, incluindo processos de cotação técnica e RFI

• Gestão de Contratos: Controle de prazos, renovações, conformidade contratual, ferramenta bilateral de medição - comprador e fornecedor têm acesso ao contrato.

• Gestão de Catálogos e Loja B2B: Uma plataforma de SRM robusta pode receber catálogos de diferentes fornecedores e organizá-los em uma ou mais lojas virtuais B2B, com visões seletivas, de acordo com o perfil e logística de cada usuário.

Gestão de Pedidos e Entregas: gestão de envio, confirmação e follow up de pedidos, com recursos para negociação bilateral de datas e lotes de entregas.

• Análise de Dados: Geração de relatórios e insights para tomada de decisões

estratégicas, utilizando tecnologias de dashboard de movimentações e BI.

Automação de processos de SRM com RPA

Complementarmente aos recursos e soluções de uma plataforma de SRM, suas funcionalidades e automação podem ser complementadas com um RPA, softwares mais conhecidos como “robôs”, para automatizar tarefas repetitivas, baseados em regras, imitando ações humanas em sistemas digitais. Essa tecnologia é especialmente útil para integrar sistemas que não possuem interfaces de comunicação direta, atendendo os seguintes cenários:

• Automação de Tarefas Repetitivas: Execução automática de atividades rotineiras sem intervenção humana, simulando ações que envolvam teclado, mouse e até vós para executar os procedimentos de um processo digitalizado.

• Integração entre Sistemas: Conexão de diferentes plataformas sem necessidade de modificações significativas.

• Processamento de Dados: Extração, manipulação e inserção de dados em diversos sistemas.

• Geração de Relatórios: Criação e distribuição automática de relatórios.

Automação de processos de compra com RPA

Vantagens

·      Facilidade de implementação: Pode ser criado e configurado em pouco tempo, sem necessidade de grandes mudanças nos sistemas existentes. Mas precisa ser testado e alinhado várias vezes para diferentes cenários que operam os sistemas legados que estará conectado

·      Versatilidade: Adapta-se a diferentes processos e sistemas, sendo útil para automatizar tarefas variadas.

·      Redução de Custos: Implementação geralmente mais econômica em comparação com soluções mais complexas de integração de sistemas

Limitações

·      Custo de implementação: Podem exigir investimentos relevantes em licenças e customizações de plataformas especializadas em RPA.

·      Custo de operação e manutenção: Pode envolver mensalidades com valores fixos e varáveis por consumo de plataformas tecnológicas que podem representar custos recorrentes expressivos

·      Tempo de Implantação: A implementação completa pode ser demorada, dependendo da complexidade dos processos e da necessidade de integração com outros sistemas.

·      Dependência de profissionais técnicos: A criação, de um robô e as alterações de configuração dependem de serviço técnico especializado.

·      Dependência de sistemas legados: Alterações nos sistemas existentes podem exigir reconfiguração dos robôs que geralmente param e dependem de suporte técnico especializado e caro

·      Flexibilidade limitada: o robô só pode executar os processos e procedimentos para os quais ele foi parametrizado para executar, nos respectivos processos e categorias definidas na sua criação, não permitindo configurações diretamente pelos usuários, nem tão pouco um usuário pode criar de outros robôs de forma autônoma, com parametrizações diferentes para atendimento de processos distintos;

·      Risco cibernético: um robô é, em última instância, um usuário externo virtualizado, com senha de acesso à plataforma, que pode sofrer algum tipo de ataque cibernético para invasão de sistemas legados conectados

Procurement com COMPRADOR VIRTUAL de um SRM inteligente

Utilizar um COMPRADOR VIRTUAL de uma plataforma de SRM é uma estratégia que visa automatizar de forma eficaz negociações padronizadas com fornecedores. Plataformas padrão de SRM permitem a digitalização de diversos processos com relevantes ganhos de produtividade, economia e governança. Mas quando oferecem agentes inteligentes e parametrizáveis para automação de tarefas de seus operadores, podem potencializar ainda mais seus resultados, especialmente em produtividade e agilidade no atendimento de usuários.

Vantagens

·      Integração nativa: Plataformas de SRM são projetadas especificamente para processos de compras, oferecendo funcionalidades dedicadas.

·      Governança e compliance: Asseguram conformidade com políticas internas e regulamentações externas, proporcionando rastreabilidade e transparência.

·      Personalização e independência: Permitem configurar parâmetros de acordo com as necessidades específicas da empresa, adaptando-se a diferentes cenários de compras. Um comprador poderá ter diferentes robôs, com configurações de acordo com cada processo de compra que atende, criados de forma direta e autônoma na plataforma, pelos próprios usuários.

·      Eficiência operacional: Automatizam fluxos de trabalho complexos, reduzindo o tempo de processo e aumentam a produtividade.

·      Custo de implantação: não possuem custos de implantação além de procedimentos de set up, parametrização e capacitação de usuários

·      Tempo de implementação: Imediato no mesmo dia ou em poucos dias a equipe de compra pode estar criando seus robôs de compra para automatizar suas atividades;

·      Custo de manutenção: baixo custo de suporte e manutenção corretiva e evolutiva porque já é um módulo, serviço ou funcionalidade nativa de uma plataforma de SRM inteligente.

Limitações

·      Evolução e Customização: como o COMPRADOR VIRTUAL é uma solução nativa de uma plataforma de SRM, sua evolução seguira o cronograma e prioridades do fornecedor da plataforma.

COMPRADOR VIRTUAL parametrizado numa plataforma de SRM X RPA

Um COMPRADOR VIRTUAL nativo de uma plataforma de SRM tem uma implantação em menor tempo e com menor custo, tanto para implementação como de operação ou manutenção que um RPA. Oferece mais flexibilidade e autonomia de parametrizações e de aplicação para o usuário comprador.

Ambas as soluções trazem os mesmos benefícios da automação de processos, com ganhos de 20 a 30% na produtividade do time de compras, mas enquanto o RPA está mais vulnerável às interrupções e a riscos cibernéticos, sua evolução é independente do road map de inovações da plataforma de SRM.

Solução da Paradigma Business Solutions

A plataforma PARADIGMA SRM360 é uma solução completa para a automação inteligente do processo de compras. Oferece todos os módulos de uma solução robusta de referência no mercado, complementadas com soluções inteligentes como o AVATAR DE COMPRADOR, que permite a automação da preparação dos processos de compra, solicitação de propostas para os fornecedores e a preparação do mapa comparativo com tratamento tributário e cálculo de quatro tipos de saving, pronto para análise e tomada de decisão dos compradores. Também permite criar robô pelo comprador configurada para geração automática de repedidos de compras recentes e ainda pode ser parametrizada para atendimento automático de solicitações de compra com geração direta de pedidos de itens que tenham contrato vigente.

Benefícios do Paradigma SRM360

·      Aumento de Produtividade: A digitalização e automação de processos podem alcançar uma produtividade de 3 a 5 vezes superior que uma operação de compras tradicional, com uma economia média da ordem de 15%.

·      Governança e Compliance: Elevado padrão de governança e total rastreabilidade dos processos e atividades dos usuários, conferindo um nível diferenciado de compliance.

·      Flexibilidade de Escopo: Os processos e respectivas funcionalidades são modulares, viabilizando a implantação de projetos de acordo com o perfil e necessidade da operação de cada empresa.

Considerações Finais

A escolha entre a parametrização de uma plataforma de SRM para criar um COMPRADOR VIRTUAL ou a implementação de um RPA, depende das necessidades específicas de cada empresa, e cabe ao profissional de compras auxiliar a sua diretoria e lideranças quanto a melhor decisão a ser tomada, considerando as vantagens e limitações das opções de atendimento disponíveis mercado.

Texto escrito por Gérson Schmitt

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