By-pass, NPC (Não passou por compras), PF (prato feito), entre outras... são palavras que a área de Compras não gosta de utilizar mas são necessárias para destacar/identificar os processos conduzidos diretamente pelos clientes internos, aos indicadores da área.
As justificativas são inúmeras: A área é burocrática, é lenta, os compradores não compreendem a necessidade, eu já conhecia o fornecedor e negociei para agilizar o meu processo, o fornecedor já é homologado e a demanda é urgente, paguei do meu bolso e quero reembolso, foi a diretoria que negociou, etc, etc, etc…
Será que as justificativas apontadas pelo cliente interno realmente fazem sentido?
Área burocrática: A área possui política de compras, manual de procedimentos onde constam regras claras sobre o processo de compras/contratação, níveis de alçada… tudo para trazer transparência no processo, segurança, compliance, além de mitigar riscos;
A política de compras, assim como a política de recrutamento e seleção, ética e tantas outras são importantes para regular os processos numa empresa. Em todas elas existe um respaldo do comitê executivo da empresa. Leiam o documento e, na dúvida, consultem a área.
Lenta e os compradores não compreendem a necessidade: A área é lenta mesmo ou é o cliente interno que não envolveu a equipe no início das tratativas ? A especificação técnica/escopo estão bem definidos ? As informações fornecidas são suficientes para a área buscar fornecedores no mercado ?
Cliente interno, converse com o comprador. Ele vai conseguir te apoiar/orientar. Leve-o para participar das discussões iniciais para o seu projeto.
Eu já conhecia o fornecedor e negociei para agilizar o meu processo: O cliente interno já o conhecia ? Mas, e a empresa, já o conhece ? Ele já está cadastrado/homologado ? Já foi avaliado pelas áreas de Riscos, Compliance, Jurídico ?
Mesmo que conheça, o comprador precisa fazer o seu trabalho. E será que agilizou tudo ? Conversou com o seu Jurídico, para validar as cláusulas contratuais? Se envolver tratamento de dados sensíveis por conta da LGPD, onde envolvem limitação de responsabilidade, o advogado deve ser envolvido.
Fornecedor, você agilizou a vida do cliente interno, mas em algumas empresas o pagamento da sua nota só funciona se “tiver contrato ou pedido de compras”. Se não tiver, senta e aguarde o processo passar por todas as fases.
O fornecedor já é homologado e a demanda é urgente: É homologado, mas tem um contrato vigente ? O serviço que ele realizará reflete no CNAE (Classificação nacional de atividades econômicas) ? As condições comerciais negociadas pelo cliente interno estão alinhadas com as práticas da companhia, quanto a prazo mínimo de faturamento/pagamento, impostos foram previstos ?
Consulte a política de compras da companhia, é possível que tenha alguma exceção para contratação de fornecedor exclusivo, desde que justificado o motivo, ainda sim, verifique em seu contrato social se o fornecedor é apto a desempenhar a atividade a que foi contratado.
E fornecedor, você que foi tão proativo com o cliente interno, não se esqueça, se não tiver "contrato ou pedido de compras", não tem pagamento.
Paguei do meu bolso e quero reembolso: Comprou no comércio popular (Santa Ifigência, 25 de março, aplicativos/plataformas de marketplace…), não solicitou nota fiscal e quer reembolso ?
Caro cliente interno, se você não leu a política de compras, sinto muito, mas não podemos te ajudar. No mínimo será orientá-lo a procurar pela área Financeira para discutir os trâmites sobre reembolso de despesas. Ah, e não esqueça de apresentar a NF.
A Diretoria negociou: É sério isso?
Sabemos de temas confidenciais, mas, existe uma área responsável pelas contratações na empresa. Com certeza, você participou da aprovação da política da área. No mínimo, procure envolver o gestor de compras. Lembre-se que o pagamento ao fornecedor só acontece mediante a existência de um contrato ou pedido de compras ? Então...
A intenção aqui é trazer uma reflexão sobre a importância da área de Compras nas empresas. Algumas existem, estão estruturadas, mas estão focadas no operacional e tem dificuldade em fazer um trabalho mais consultivo com seus clientes internos (stakeholders). Estão tão atarefados com atividades que não são de sua responsabilidade, mas que por uma definição interna acabaram assumindo e tudo bem!
Importante é saber disso, pois à medida que a empresa cresce, processos manuais precisam ser automatizados e atividades deverão ser segregadas. A burocracia será cada vez mais latente, mas fique tranquilo cliente interno, ela virá para o bem de todos.
Até a próxima,
Escrito por André S. Lima | 13/02/2022